Begrænset udbud

Ved et begrænset udbud har udbyder mulighed for at opfordre et begrænset antal leverandører til at byde på opgaven. Sammenlignet med et offentligt udbud kan det give udbyder færre tilbud at vurdere, men kan til gengæld også forlænge udbudsprocessen.

Ved begrænset udbud foregår valget af leverandør i to etaper: En prækvalifikation og en egentlig tilbudsgivning. Når udbudsbekendtgørelsen og udbudsmaterialet bliver offentliggjort, annoncerer udbyder efter interesserede tilbudsgivere. Med baggrund i udvælgelseskriterierne, som udbyder har angivet i udbudsbekendtgørelsen, udvælges (prækvalificeres) et begrænset antal leverandører til at byde på opgaven. Antallet skal minimum være fem.

Når udbyder har besluttet sig for, hvem der skal prækvalificeres, sendes der en skriftlig opfordring til at afgive tilbud til de pågældende leverandører. Efter at udbyder har modtaget tilbuddene, vælger udbyder en leverandør ud fra det tildelingskriterium, der er fastsat i udbudsbekendtgørelsen.

I udbudsbekendtgørelsen skal udbyder på forhånd angive det antal leverandører, der som minimum prækvalificeres. Udbyder kan også vælge at angive et maksimum. Som nævnt, skal udbyder som minimum prækvalificere fem leverandører for, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en reel konkurrence. Hvis der samlet set ikke findes fem egnede leverandører, kan udbyder dog godt gå videre med et lavere antal.

En fordel ved begrænset udbud er, at udbyder kan spare omkostningerne forbundet med at evaluere tilbud, fordi den kan reducere antallet af tilbudsgivere. Omvendt kan det forlænge udbudsprocessen fordi den både omfatter en prækvalifikations- og en tildelingsfase.

Også ved denne udbudsform er udbyder helt udelukket fra enhver forhandling med tilbudsgiverne om de grundlæggende forhold som priser, prisniveauer og rabatstørrelser i tilbuddene. Ændrer man på de forhold, risikerer man nemlig at fordreje konkurrencen. Markedsdialog forud for udbudsprocessen er tilladt.