Udbudspolitikken

En udbudspolitik angiver, hvilke retningslinjer, der gælder ved gennemførelse af et udbud. Blandt fordelene ved en udbudspolitik hører, at retningslinjerne ikke skal klarlægges ved hvert udbud - og at der er en ensartet tilgang fra gang til gang.

Der kan ikke gives en facitliste på, hvad der skal være indeholdt i en udbudspolitik. I udgangspunktet gælder, at det er forhold eller aspekter, som er ensartet ved alle udbud, som beskrives i politikken. Dette givet, at politikken blandt andet har til formål at lette det daglige og politiske arbejde og sikre en ensartet tilgang ved udbud.

Imidlertid kan det også give mening at beskrive forhold eller aspekter, som netop adskiller sig fra gang til gang. Eller rettere at pointere i udbudspolitikken, at der tages stilling til disse forhold eller aspekter fra gang til gang. Således sikres nemlig at forholdene og aspekterne berøres ved gennemførelsen af et udbud.

Nedenfor listes en række forslag til indhold – til inspiration. Forslagene er motiveret af, hvilke forhold og aspekter det er fornuftigt at have overvejet. Altså elementer, som der med fordel kan være overordnede retningslinjer for – også selvom retningslinjen blot er, at det skal overvejes gang for gang. Listen er ikke udtømmende.

  • Organisering
    Hvor  forankres udbuddet? Hører det til fagforvaltning eller central udbudsfunktion? Hvordan er ansvars- og rollefordelingen? Defineres udbuddet som et projekt med styregruppe osv.?
  • Beslutningsprocedure
    Hvornår skal henholdsvis fagudvalg, økonomiudvalg og kommunalbestyrelse orienteres eller træffe beslutning? Skal medarbejdere, borgere og/eller andre interessenter høres først? Hvem er ansvarlig for indstillinger?
  • Medarbejderinddragelse
    Hvornår inddrages personalet med udgangspunkt i eksisterende lovgivning? Hvem har ansvaret for tilrettelægelsen og gennemførelsen af inddragelsen? Hvordan skal inddragelsen foregå?
  • Udbudsform og samarbejdsmodel
    Gennemføres processen elektronisk? Afholdes dialog med markedet? Hvornår anvendes prækvalifikation? Hvordan vælges leverandørerne? På hvilke områder anvendes blødere, dialog baserede samarbejdsformer? Hvornår anvendes korte henholdsvis lange kontrakter?
  • Ansvarligt indkøb
    Stiles der bestemte krav i forbindelse med overdragelse af personale? Hvornår købes grønt ind?  Er der konkrete krav i forhold til miljø eller etik? Anvendes sociale klausuler?
  • Kontrolbud
    Hvornår udarbejdes kontrolbud henholdsvis kontrolberegning? Hvordan er forankringen? Hvordan understøttes arbejdet? Afsættes der fx midler til inddragelse af faglig ekspertise? Hvilke konsekvenser er der, hvis eget bud vinder?
  • Opfølgning
    Hvordan følges op internt, dvs. i forhold til complience? Hvordan er kvalitetsopfølgningen i forhold til leverandøren på udliciterede opgaver? I hvilken grad inddrages leverandørens egenkontrol og eventuelle målinger af den oplevede kvalitet i form af tilfredsheds- eller brugerundersøgelser?