Udbudsplanen

En udbudsplan angiver, hvilke udbud, der skal gennemføres indenfor en nærmere afgrænset periode.

Udbudsplanen er med til at holde borgere, virksomheder og medarbejderne orienteret, men den fungerer også som internt arbejdsredskab for de konkrete medarbejdere, der arbejder med udbud.

En udbudsplan står sjældent alene. Almindeligvis er planen udarbejdet som et bilag til en udbudsstrategi eller en -politik.

Det kan være lidt med forskel om planen er politisk godkendt eller ej. Det afhænger bl.a. af set-uppet, altså om den fx er bilag til en politik. Lige så vel varierer det om planen angiver noget om mål og metode i forhold til opfølgning.

Herudover er der ikke de store variationer i udbudsplaner, som jo også helt basalt bare angiver, hvad der skal udbydes og hvornår. Dog kan “hvad” og “hvornår” dække over noget forskelligt:

  • Perioden
    Mange steder udarbejdes planen for 4 år med henblik på at få sammenfald med byrådsperioden. Andre steder dækker udbudsplanen alene et år, og følger samme kadance som budgettet. Og endeligt findes der løsninger midt i mellem og formentlig også til begge sider. Det er ikke noget, der er rigtigt og forkert. Det væsentlige er, at finde den løsning, der giver mest mening, givet rytmen i øvrigt.
  • Opgaverne
    Nogle steder omfatter udbudsplanen alle de udbud, der skal foretages og fungerer dermed som en bruttoliste. Flere steder er interessen dog centreret på de opgaver, som kommunen løser selv, eller kan løse selv. Dvs. opgaver, hvor der vil være medarbejdere berørt ved et udbud. Andre udbud, fx i relation til varekøb, figurerer eventuelt på særskilte lister. Igen er der ingen facitliste. Det er væsentligt at fokusere på det, der giver mest mening i strukturen i øvrigt.