Offentligt udbud

Et offentligt udbud er kendetegnet ved, at alle interesserede kan afgive tilbud. Det giver den bredeste konkurrence, men kan også kræve mange ressourcer.

Ved et offentligt udbud kan enhver med interesse i udbuddet rekvirere udbudsmaterialet og afgive tilbud på baggrund af materialet og den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse. Som ved alle udbudsformer skal udbyder også her starte med at lave en bedømmelse af, om de enkelte tilbudsgivere er egnede til at varetage den udbudte opgave. Den egnethedsbedømmelse sker med afsæt i de udvælgelseskriterier, der findes i udbudsbekendtgørelsen, og inden selve evalueringen af tilbuddene. Når udbyder har fundet de egnede tilbudsgivere, evalueres tilbuddene i henhold til det tildelingskriterium, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen.

Fordelen ved et offentligt udbud er, at det åbner op for en bred konkurrence, da alle potentielle tilbudsgivere har mulighed for at byde på opgaven. Det er til gengæld en ressourcekrævende udbudsform, fordi den ofte indebærer, at man som udbyder skal gennemgå mange tilbud. Samtidig kan det også kræve store omkostninger for tilbudsgiverne overhovedet at udarbejde tilbuddene, som måske end ikke bliver taget i betragtning, hvis de ikke bliver vurderet egnede. Derfor bør udbyder først og fremmest anvende offentlige udbud i de situationer, hvor man på forhånd vurderer, at der ikke vil være et stort antal tilbudsgivere.

Når man vælger offentligt udbud, skal man som udgangspunkt fastsætte en frist på mindst 35 dage for at afgive tilbud i udbudsannoncen. Fristen regnes fra den dag, annoncen bliver sendt til Publikationskontoret. Den frist kan dog reduceres til 15 dage, hvis udbyder ved regnskabsårets begyndelse allerede har udarbejdet en vejledende forhåndsmeddelelse, hvor man på forhånd har skønnet behovet for udbudspligtige ydelser for det kommende år. Man må derudover også reducere fristen, hvis udbudsbekendtgørelsen er fremsendt elektronisk.

Hvis man anvender offentligt udbud, er udbyder helt udelukket fra enhver forhandling med tilbudsgiverne om de grundlæggende forhold i tilbuddene. For eksempel priser, prisniveauer og rabatstørrelser. Ændrer man på de forhold, risikerer man nemlig at fordreje konkurrencen. Der er dog ikke noget til hinder for at starte udbudsprocessen med en markedsdialog.