Kontraktstrategi

Skal man vælge små eller store kontrakter? Korte eller lange kontrakter? Begge spørgsmål er blandt de strategiske spørgsmål, som allerede skal overvejes i planlægningsfasen.

Inden udbyder tager fat på at arbejde med udbudsmaterialet, bør den lægge en såkaldt kontraktstrategi. Den kan nemlig få betydning for udbudsmaterialets nærmere indhold.

Målet med et udbud er at få et passende antal tilbud til at skabe en konkurrence om at levere en serviceydelse. Man bør som kommune generelt også undgå at blive afhængig af én stor leverandør. Kontraktstrategien kan have stor indflydelse på, om man når disse mål.

Derfor skal man tidligt overveje:

  • Hvordan udbuddet skal afgrænses og deles op?
  • Hvor lang kontraktperioden skal være?

Derudover er der også andre forhold, man bør overveje. Eksempelvis hvilken form for kontrakt man ønsker at indgå – skal det være en traditionel kontrakt eller ønsker man at indgå en rammeaftale? På en række område kan udbyder opnå en højere grad af valgfrihed ved at indgå rammeaftaler med en eller flere leverandører af den samme ydelse.

Afgrænsning og opdeling af opgaven
Store opgaver kan udbydes samlet eller deles op i mindre portioner. Både størrelse og opdeling er vigtige valg, der er med til at bestemme kredsen af leverandører.

En opgave kan for eksempel opdeles og afgrænses geografisk eller ud fra funktioner:

En funktionel opdeling af opgaven går på opgavens specialiseringsgrad. I stedet for at udbyde en opgave som en samlet pakke, kan udbyder vælge at dele den op i en række mindre delopgaver, som leverandørerne så kan byde på. En alt for kraftig specialisering vil dog sjældent være særlig hensigtsmæssig.

Den geografiske afgrænsning handler om, hvor opgaven skal udføres. Udbyder kan enten vælge at udbyde opgaven for hele kommunen eller dele den op i en række mindre pakker, for eksempel i distrikter eller institutioner.

Udbyder kan også vælge at kombinere de to metoder. Skemaet neden for giver et overblik over de forskellige muligheder, der er for at opdele og afgrænse opgaven.

Man kan udbyde en opgave ved enten at opdele den i mindre delkontrakter, som udbydes enkeltvis eller ved at udbyde hele opgaven samlet. Tilbudsgiverne har så – afhængig af det valg man træffer – mulighed for at byde på enkeltopgaver eller hele opgaven.

Man kan vælge i et udbud at åbne op for begge muligheder for dermed at teste, hvordan man får den bedste pris, kvalitet m.v. Hvis man gør det på denne måde, skal man være opmærksom på, at man ikke selv kan vælge mellem at indgå delkontrakter eller en samlet kontrakt, når man får tilbuddet ind. Det er så at sige tildelingskriteriet, der vælger modellen for én. Ønsker man derimod selv at afgøre, hvilken model man vælger, skal man tage beslutningen, inden man udbyder opgaven.

Funktionel opdeling og geografisk afgrænsning
Hele kommunen En eller flere distrikter/områder
Hele opgaven Fx én stor kontrakt for vedligeholdelse af grønne områder Fx flere mindre kontrakter, der dækker alle funktioner for vedligeholdelse af grønne områder
Delopgaver Fx en kontrakt, kun for græsklipning Fx flere mindre kontrakter for græsklipning, der dækker forskellige distrikter i udbyder

Kontraktperiodens længde
Det kan have stor betydning for resultatet af et udbud, hvor lang kontraktperioden er. Langvarige kontrakter kan give stabile relationer til leverandøren, kortvarige kan øge konkurrence og fleksibilitet.

Både danske og udenlandske erfaringer viser, at den typiske kontraktperiode svinger helt fra 1 til 6 år. På vejområdet har man i flere år set eksempler på kontrakter, der løber i op til 14 år.

Som udbyder skal man være opmærksom på, at lange kontrakter kan betragtes som omgåelse af EU-udbudsreglerne, da man i kontraktperioden afholder andre leverandører fra at få opgaven. Konkurrencestyrelsen anbefaler, at kontrakter ikke har en længde på mere end 3-5 år. Hvis en kontrakt eksempelvis har løbet i 3-5 år, bør opgaven derfor normalt genudbydes, med mindre den lange løbetid kan begrundes i reelle forhold som fx et særligt stort behov for afskrivninger, enten på materiel eller udviklingsindsats.

Når kontraktperioden skal vælges, bør man afveje fordele og ulemper ved en given længde. For en lang kontraktperiode taler:

  • At der er større sikkerhed for at kunne afskrive investeringer, hvilket kan have betydning for tilbudsprisen
  • At udbudsomkostningerne falder, fordi hver udbudsrunde er forbundet med en række omkostninger
  • At samarbejdet og tilliden mellem parterne er vigtigt, og det styrkes ved at man er bundet til hinanden i lang tid

For en kort kontraktperiode taler:

  • At man ofte får mulighed for at teste priserne på et svingende marked. Dermed bliver man i stand til at drage nytte af et eventuelt generelt prisfald på markedet
  • At man ved hyppige udbud er med til at skabe et dynamisk marked og derved sikre konkurrence
  • At opgaven kan hjemtages inden for et kort åremål.

Udbyder kan i visse tilfælde med fordel bede om tilbud på flere forskellige kontraktlængder. Så kan udbyder selv se og vurdere sammenhængen mellem pris og kontraktens løbetid.

Fordelene og ulemperne ved kontraktlængderne afhænger i høj grad af opgavetypen.

Option på at forlænge aftalen
Hvis udbyder ønsker mulighed for at forlænge en aftale, skal det ved EU-udbud ske ved en option. En eventuel option skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen. Optionen består typisk i, at kommunen forbeholder sig ret til – i rimelig tid inden kontrakten udløber – at forlænge aftalen i en på forhånd angiven kortere periode (fx 1 år) på de hidtidige kontraktvilkår.