Innovationspartnerskaber

Innovationspartnerskaber er en fleksibel udbudsprocedure, der giver mulighed for at indgå længerevarende partnerskabskontrakter med henblik på udvikling og efterfølgende indkøb uden en separat udbudsproces. Det er en procedure, hvor udvikling af en løsning med efterfølgende anskaffelse er tænkt i ét. Udbudsformen er især relevant for udbydere som søger en løsning, men mangler ideer til hvordan denne i praksis skal se ud.

Innovationspartnerskaber kan kun anvendes, hvis der skal udvikles noget (en vare, en tjenesteydelse eller et bygge- og anlægsarbejde), som ikke allerede er tilgængelig på markedet. Tilgængeligheden på markedet afgøres ved forudgående markedsdialog. Udbyder skal desuden lave en potentialeberegning med henblik på at vurdere om det økonomisk set kan svare sig at indgå i processen.

Processen
Når ordregiver på baggrund af potentialeberegningen og markedsdialogen er kommet frem til, at kravene for innovationspartnerskaber er opfyldt, skal der udarbejdes en behovsbeskrivelse, som er grundlaget for hele innovationspartnerskabet. Behovsbeskrivelsen offentliggøres på samme tid som udbudsbekendtgørelsen og det øvrige udbudsmateriale. I enten behovsbeskrivelsen eller udbudsmaterialet skal der foreligge dokumentation for, at man har tjekket markedet for tilgængelige løsninger.

Et udkast til en partnerskabskontrakt bør også offentliggøres sammen med udbudsbekendtgørelsen, da denne skal fastsætte de juridiske vilkår for gennemførelsen af partnerskabet. Herunder er det vigtigt at få klarlagt hvordan de immaterielle rettigheder fordeles.

Udbyder skal tage stilling til, hvor mange deltagere der skal opfordres til at give et indledende tilbud og angive det i udbudsbekendtgørelsen. Ifølge Udbudsloven er minimumskravet 3 deltagere, men det er væsentligt at lave en konkret vurdering af om konkurrencen sikres bedre ved et højere antal. Markedet bør derfor afdækkes på forhånd.

Efter modtagelse af indledende tilbud skal udbyder føre individuelle forhandlinger med de udvalgte tilbudsgivere. Ved at tage afsæt i tilbudsgiverens indledende tilbud forhandler man om den videre proces, som kunne være om selve udviklingsprocessen, omkostninger, betingelser, juridiske konsekvenser og resultatmål der skal nås undervejs. Udbyder skal på forhånd have lavet en plan for hvordan forhandlingsprocessen skal foregå, så tilbudsgiverne ikke kommer ind i en lang og omkostningsfuld proces, som de ikke var forberedt på. Der kan dog ske afgivelser, samt indgåelse af aftale om vederlag til de deltagende tilbudsgivere.

Afslutning af forløbet
Når forhandlingsforløbet er afsluttet, kontakter udbyder de tilbageværende tilbudsgivere og giver en passende frist for afgivelse af endeligt tilbud. Kontrakten bliver så tildelt på baggrund af bedste forhold mellem pris og kvalitet. På dette tidspunkt af processen er forhandlingsadgangen slut, dog kan udbyder bede om at få præciseret uklare ting i tilbuddet.

Udbyder vælger endeligt en eller flere tilbudsgivere og indgår partnerskabskontrakter, hvilket starter innovationsfasen, som er opdelt i faser på baggrund af den konkrete opgave, der skal udføres.

Købet af den endelige løsning er reguleret i partnerskabskontrakten, og kan enten være en option eller en forpligtelse for udbyderen.