Udbud med forhandling

Udbud med forhandling giver udbyder ret til at forhandle med leverandørerne. Det er en udbudsform, der bruges hvis udbyder har nogle konkrete behov, som ikke kan dækkes af standardvarer eller -ydelser.

Udbud med forhandling tager hensyn til de situationer, hvor et offentligt eller et begrænset udbud ikke kan tilfredsstille kravet om egnede tilbud. Som ved begrænset udbud, skal der foretages en prækvalifikation. Ved udbud med forhandling kan udbyder derefter tage direkte kontakt til en eller flere leverandører og forhandle sig frem til kontraktens vilkår og indhold om de tekniske, økonomiske og juridiske forhold.

En af fordelene ved at anvende denne procedure er, at en tilpasset løsning kan føre til en bedre og billigere løsning for udbyder. Dog kan transaktionsomkostningerne blive høje, hvis ikke forhandlingsforløbet er planlagt på en fornuftig måde. Det er derfor vigtigt at have en klar ide om hvordan forløbet skal tilrettelægges.

Der er nogle betingelser der skal være opfyldt for at proceduren kan anvendes. Der skelnes mellem betingelser vedrørende anskaffelsens karakter og betingelser vedrørende en allerede gennemført, men uafsluttet procedure.

Betingelser vedrørende anskaffelsens karakter
Hvis udbyder ikke kan få opfyldt sit behov ved en tilgængelig løsning, kan der anvendes udbud med forhandling. Løsninger der allerede er tilgængelige er standardvarer, -tjenesteydelser eller -løsninger i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver. Det der kan kategoriseres som ”hyldevarer”.

Et eksempel på et behov, der forudsætter tilpasning af tilgængelige løsninger er en IT-løsning, der skal harmonerer med udbyders tekniske platform. Et andet eksempel er intellektuelle tjenesteydelser (konsulent-, arkitekt- eller ingeniørvirksomhed). Mere generelt er det afgørende, at der er behov for at forhandle om forskellige løsninger. Tilbudsgiver skal komme med forslag til hvordan løsningen vil være bedst for udbyder.

En anden adgang til at anvende proceduren er når der er tale om design og innovative løsninger. Designløsninger kan eksempelvis vedrøre æstetik eller teknisk design. Det kan både være et produkts æstetiske og funktionelle egenskaber, herunder brugervenlighed, materialevalg og levetid m.v. Det afgørende ved anvendelsen af udbud med forhandling i denne sammenhæng er, at det er tilbudsgiver der kommer med løsningsforslag. Det er ikke et krav at hele ydelsen skal bestå af design og innovative løsninger, men det skal være et væsentligt element.

Der kan også være særlige omstændigheder ved en anskaffelse, som gør udbud med forhandling nødvendig. De særlige omstændigheder skal være tilknyttet anskaffelsens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed. Det kan eksempelvis være vigtige integrerede infrastrukturprojekterer, hvor de finansielle og juridiske forhold ikke kan fastsættes i forvejen, men bedst sikres gennem forhandlingen.

Udbud med forhandling kan endelig anvendes, hvis en anskaffelses tekniske specifikationer ikke kan fastlægges tilstrækkeligt præcist med henvisning til en standard, europæisk teknisk vurdering, fælles teknisk specifikation eller reference.

Betingelser vedrørende en allerede gennemført, men uafsluttet procedure
Hvis alle de tilbud ordregiver har modtaget i forbindelse med offentligt eller begrænset udbud er ikke-forskriftsmæssige eller uacceptable, kan udbyder vælge at anvende udbud med forhandling.

Ved ikke-forskriftsmæssige tilbud forstås blandt andet tilbud, der:

  • ikke lever op til kravene i udbudsmaterialet
  • modtages for sent
  • er unormalt lave.

Ved uacceptable tilbud forstås blandt andet tilbud, der:

  • er indgivet af tilbudsgivere, som ikke lever op til de fastsatte minimumskrav til egnethed
  • overstiger det fastsatte budget

Ovenstående eksempler er ikke udtømmende.

Uanset om anvendelsen af udbudsformen er betinget af forhold ved anskaffelsen eller af at en forudgående udbudsprocedure ikke kunne afsluttes er det væsentligt at tilrettelægge processen således, at omkostningerne ikke bliver for høje.

Kammeradvokaten har udarbejdet en vejledning i udbud med forhandling for udbudsportalen.

Vejledningen gennemgår kronologisk en forhandlingsproces fra start til slut, og giver undervejs gode råd om, hvordan forhandlingsprocessen mest hensigtsmæssigt kan tilrettelægges. Den indeholder en række eksempler/cases, der sætter ordregiver i stand til at gennemføre og tilrettelægge forhandlingsprocessen, så bl.a. principperne om ligebehandling og gennemsigtighed overholdes.

Til sidst i vejledningen indgår desuden en række forslag til konkrete formuleringer, der kan anvendes i forbindelse med gennemførelsen af forhandlingsprocessen.

Vejledningen er udarbejdet før udbudsloven trådte i kraft og den skal læses med øje for ændringer i regelsættet. Men vejledningen vurderes fortsat at kunne anvendes som inspiration.

Vejledningen findes nedenfor. 

Dato
Titel
Format