Shortlisting – hvornår og hvorfor?

Udbudslovens § 66, stk. 3, giver mulighed for, at et udbud med forhandling kan finde sted i flere successive faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud. Nedenfor gennemgår vi de overvejelser, vi anbefaler, man bør gøre sig, før man kaster sig ud i at anvende denne mulighed.

Denne artikel er nr. 3 i en række af artikler, der omhandler udbud med forhandling i forskellige perspektiver.

af konsulent Julius Præstgaard Sørensen og chefkonsulent Julia Vorgod, Rambøll Management Consulting

I modsætning til den konkurrenceprægede dialog, hvor ordregivers dialog kan finde sted i flere successive faser med henblik på at begrænse antallet af løsninger, der skal drøftes under dialogforløbet, kan ordregiver i udbud med forhandling foretage en egentlig begrænsning i antallet af tilbud – og dermed tilbudsgivere – i forhandlingsfasen.

Begrebet shortlisting anvendes ofte om denne begrænsning i antallet af tilbud.

Det fremgår af udbudslovens § 66, stk. 3, at shortlisting skal ske på grundlag af de kriterier for tildeling, der er fastlagt i udbudsbekendtgørelsen eller i det øvrige udbudsmateriale. Bestemmelsen indebærer, at ordregiver i løbet af forhandlingerne – og i overensstemmelse med den forventede tidsplan for afholdelsen heraf – kan indskrænke forhandlingerne til en eller flere udvalgte tilbud.

Shortlisting foregår i praksis således, at ordregiver foretager en evaluering af tilbuddene i overensstemmelse med kriterierne for tildeling, der resulterer i, at det/de dårligste tilbud frasorteres.

Der stilles ikke krav om, at der skal foretages en fuldstændig evaluering i forhold til alle kriterier, men evalueringsmetoden skal være klart beskrevet i udbudsbetingelserne. Ordregiver kan således eksempelvis angive, at der alene sker en evaluering af de kvalitative underkriterier samt beskrive evalueringsmetoden herfor.

Gennemførelsen af en shortlisting er underlagt et krav om begrundelsespligt, der indholdsmæssigt i store træk svarer til den ”almindelige” underretning om tildeling af en kontrakt. Det må dog antages, at der ikke gælder helt samme niveau af begrundelsespligt som ved den endelige tildeling.

Efter shortlistingen opfordres de tilbageværende tilbudsgivere til at afgive revideret forhandlingstilbud på baggrund af det reviderede udbudsmateriale.

Når ordregiver senere i processen ønsker at afslutte forhandlingsfasen, meddeles det, at forhandlingsfasen afsluttes, og tilbudsgiverne opfordres herefter til at afgive endeligt tilbud.

De praktiske konsekvenser af shortlisting
Ordregiver skal i udbud med forhandling som minimum prækvalificere 3 tilbudsgivere med henblik på at opnå en tilstrækkelig konkurrence. Ønsker ordregiver på den anden side at udvælge flere end 5 tilbudsgivere, skal ordregiver angive en saglig begrundelse herfor. Det typiske udbud med forhandling gennemføres således som udgangspunkt med 3-5 tilbudsgivere.

Det siger sig selv, at shortlisting derfor begrænser konkurrencen i et i forvejen begrænset tilbudsgiverfelt, og ordregiver bør derfor – for at sikre en reel konkurrencesituation – nøje overveje, hvor mange tilbud der bør frasorteres. Der bør således minimum være 2 tilbudsgivere tilbage efter endt shortlisting.

Afhængigt af antal tilbudsgivere betyder det, at adgangen til shortlisting reelt er forholdsvis begrænset, medmindre ordregiver agerer i et marked med mange relevante leverandører og således vælger at prækvalificere flere end 5 af hensyn til den største konkurrence. Da udbud med forhandling er både tids- og ressourcekrævende, bør ordregiver dog også inddrage tilbudsgivernes ressourceforbrug som en del af den beslutning, herunder eventuelt overveje en betaling for deltagelse i forhandlingerne.

Fordele og ulemper ved shortlisting
Det kan umiddelbart virke meget fristende at anvende shortlisting, idet færre tilbud dermed skal evalueres ved den endelige evaluering. Vi møder derfor også tit ordregivere, der umiddelbart mener, at shortlisting er interessant og bør anvendes – uden helt at overveje konsekvenserne heraf.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har i et vejledende svar på www.bedreudbud.dk udtalt, at shortlisting først kan anvendes efter en forhandling om det indledende tilbud. Det betyder, at der efter afgivelse af det indledende tilbud skal forhandles med alle tilbudsgivere – altså en egentlig forhandlingspligt. Det er således styrelsens vurdering, at shortlisting tidligst kan ske efter gennemførelsen af den første forhandlingsrunde.

I forhold til den foretagne evaluering i forbindelse med shortlisting bør ordregiver desuden være opmærksom på, at begrundelsen for til- og fravalg af tilbudsgivere ikke må indeholde alt for konkrete oplysninger om de enkelte tilbud, da dette kan fordreje konkurrencen mellem tilbudsgiverne, der i modsat fald kan få væsentlige oplysninger om konkurrenternes tilbud.

En anden praktisk konsekvens af shortlisting er, at selve begrænsningen i antallet af tilbud får en afledt effekt i forhold til ordregivers mulighed for at foretage ændringer i udbudsmaterialet i den efterfølgende del af forhandlingsfasen. En gennemførelse af større justeringer i udbudsmaterialet vil nemlig potentielt kunne have påvirket resultatet af shortlistingen, såfremt justeringerne havde været gennemført forud herfor, hvorfor ændringer af en sådan karakter ikke kan foretages efterfølgende.

Sammenfattende ser fordelene og ulemperne således ud:

Fordele

 

Ulemper

 

Indebærer, at de indledende tilbud er ”skarpe”, og at tilbudsgiver ikke af strategiske eller taktiske årsager gemmer ”godbidderne” til den næste forhandlingsrunde

 

Forudsætter modtagelse af ”fuldstændige” tilbud

 

 

 

Kan indebære en mere fokuseret forhandling, når ikke-interessante tilbud frasorteres

 

 

Stiller krav til en mere udførlig tilbudsevaluering af de indledende/reviderede tilbud – samt begrundelsespligt i forhold til frasortering

 

Reducerer transaktionsomkostningerne for begge parter

 

Forpligter ordregiver til at gennemføre flere forhandlingsrunder

 

I visse brancher foretrækker tilbudsgiverne at blive frasorteret tidligt i processen, såfremt deres tilbud ikke er interessant for ordregiver

Begrænser ordregivers mulighed for at foretage ændringer i udbudsmaterialet i den efterfølgende forhandlingsfase

 

Hvornår giver det så mening at anvende shortlisting?
Efter vores mening er anvendelsen af shortlisting forholdsvis kompleks – og ordregiver skal særligt være opmærksom på de faldgruber, der knytter sig hertil.

Det er derfor vores anbefaling, at anvendelse af shortlisting altid bør overvejes konkret i forhold til det pågældende marked og anskaffelsens karakter – og at ordregiver ikke blot pr. refleks anvender shortlisting.

Erfaringsmæssigt er anvendelsen af shortlisting ofte kutyme inden for nogle brancher, mens andre brancher så godt som aldrig anvender muligheden.

De umiddelbare fordele ved shortlisting er selvsagt, at muligheden for at begrænse antallet af tilbud lægger pres på tilbudsgiverne, der derved tvinges til at aflevere et ”skarpt” tilbud fra starten. Der er således ikke plads til at afgive tilbud, hvor tilbudsgiver af strategiske eller taktiske årsager tilbageholder tilbudselementer til brug i en senere del af forhandlingsfasen.

Det er derfor vores anbefaling, at shortlisting alene bør anvendes i de udbud, hvor ordregiver baseret på sit markedskendskab forventer at modtage tilbud, der rammer ”plet” – og hvor der er et større antal tilbudsgivere, der kan løfte opgaven.

Julius Præstgaard Sørensen og Julia Vorgod er udbudsretlige specialistrådgivere i Rambøll Management Consulting, afdelingen Legal Consulting, og arbejder begge til dagligt med at rådgive om komplekse udbudsprocedurer.

Se mere på: http://www.ramboll.dk/ydelser-og-sektorer/management-consulting/legal-consulting

Rambøll Management Consulting afholder løbende Udbudsretlige Morgenmøder, der hver gang behandler et konkret udbudsretligt tema.

Se mere her: http://www.ramboll.dk/medier/tilmeldinger/udbudsretlige-morgenmoeder