Erfaringsopsamling

Det er som regel lettere at håndtere et genudbud end et udbud af en opgave, der udbydes for første gang. Ved et genudbud er der jo et “gammelt” udbudsmateriale at tage udgangspunkt i. Hvis der skal ske en løbende udvikling og forbedring af opgaveløsningen er det imidlertid vigtigt, at der ved genudbuddet tages højde for de erfaringer, der er gjort – både i forhold til udbudsproces og driftsperiode.

Et udbudsmateriale kan næsten aldrig genbruges i sit fulde omfang. For det første er det sjældent, at et serviceniveau holdes uændret over længere tid, hvilket nødvendiggør justeringer i bl.a. kravspecifikationen ved genudbud. For det andet er der som regel en række basale forhold, der giver anledning til ændringer i materialet. For eksempel kan et kortmateriale, en oversigt over medarbejdere eller lignende bilagsmateriale have behov for en ajourføring. Endelig bør udbudsmaterialet naturligvis ændres i forhold til de erfaringer, der har været ved det sidste udbud og i den efterfølgende driftsperiode. Erfaringsopsamling er dermed en væsentlig del af at udbyde og styre en kontrakt.

Erfaringsopsamling skal bidrage til at sikre at samme fejl ikke laves to gange og at der sker en løbende optimering. Sat på spidsen handler det om at belyse det, der gik godt, og sagtens kan være mere af, såvel som det, der gik dårligt og helst skal undgås.

Erfaringsopsamling kan tilrettelægges på flere måder og i forhold til effekten er det formentlig af mindre betydning, hvordan den håndteres. For at sikre at den viden, der opnås ikke går tabt og i øvrigt kan overleveres, bør erfaringsopsamlingen dog dokumenteres, altså skrives ned. Og ligesom med alle andre opgaver bør opgaven med at samle op forankres tydeligt et sted, så der også er nogen, der tager ansvaret for at løfte den. I forhold til selve udbudsprocessen vil det være naturligt at forankre opgaven hos den eller de personer, der har haft det overordnede ansvar for udbuddet. For så vidt angår driftsperioden bør opsamlingen håndteres af de personer, der skal forholde sig til kontrakten på daglig basis. Uanset forankringen er erfaringsopsamling dog ikke en isoleret øvelse – relevante interessenter bør inddrages.

Med fokus på selve udbuddet behøver erfaringsopsamlingen ikke bestå i andet end en slutevaluering af processen og nogle refleksioner i den forbindelse, fx a la disse:

  • Der blev stillet rigtig mange spørgsmål til udbudsmaterialet. Næste gang bør der være større fokus på klarere formuleringer. Materialet kan evt. sendes i høring som et led i kvalitetssikringen.
  • Tilbudsgiverne kom med mange gode ændringsforslag til opgaveløsningen, som ikke kunne indarbejdes fordi der var tale om væsentlige ændringer. Næste gang bør der afholdes en grundigere markedsdialog, så der opnås kendskab til, hvad markedet kan levere og opgaveløsningen kan optimeres.
  • Der blev afgivet rigtigt mange tilbud. Næste gang bør der af hensyn til transaktionsomkostningerne gennemføres en prækvalifikation.
  • Der blev afgivet meget få tilbud. Næste gang bør det afdækkes nærmere, hvad der er attraktivt i marked.

For så vidt angår driftsperioden bør der derimod være tale om en løbende evaluering – afhængigt af kontraktens længde. Ved en meget kort kontrakt er det formentlig tilstrækkeligt med en evaluering til slut her også.

Erfaringsopsamlingen – evalueringen – bør inddrage eller direkte foretages i samarbejde med leverandøren og evt. slutbrugerne, om det vurderes at være relevant. I forhold til leverandøren kan der eksempelvis afholdes møder med en fast kadence, hvor der gøres status på samarbejdet:

  • Hvordan går det generelt/overordnet?
    • Er kommunikationen god? Og hvad kunne gøre den bedre?
    • Bliver kontrakten anvendt? Hvad kunne give større compliance?
    • Er der nogle uhensigtsmæssige snitflader? Var det undgået hvis kontrakten havde indeholdt færre eller flere opgaver?
    • Etc.
  • Hvilke konkrete opmærksomhedspunkter er der?
    • Er der nogle krav, der synes svære at overholde? Hvad er årsagen til dette?
    • Hvor er der potentialer for forbedringer? Om hvordan kan de implementeres?
    • Etc.

Alternativt kan der udarbejdes evalueringer på “hver side af bordet”, som sammenfattes. Uanset, hvilken form, der vælges er det væsentligt at præcisere i kontrakten, hvilken type relation leverandøren forpligtes til at indgå i, og hvilke opgaver, der forventes udført i den forbindelse.