Rejseholdet for grønne indkøb åbnede en ny verden for os

Hvordan sikrer man sig, at man køber de mest miljøvenlige maskiner i kommunen? Og hvordan kommer man overhovedet i gang med at tænke i grønne løsninger, når det er ukendt land? Miljøstyrelsens rejsehold for grønne indkøb har i de sidste to år rejst rundt i landet og hjulpet offentlige instanser med at løse sådanne udfordringer og finde løsninger, som er bedst for miljø, klima og budget.

-Rejseholdet har været en kæmpe booster for os. Vi føler, at vi er kommet hele vejen rundt om, hvordan man arbejder med grønne indkøb i en kommune. Sådan lyder udmeldingen fra Charlotte Vibe Seeberg, indkøbschef i Rudersdal kommune, der er en af de offentlige instanser, der har taget i mod Miljøstyrelsens tilbud om at få assistance til at gennemføre grønne indkøb og udbud af et rejsehold.

Rejseholdet for grønne indkøb blev etableret af Miljøstyrelsen i starten af 2016 og er blevet drevet af Dansk Standard i tæt samarbejde med Force Technology og advokatkontoret Bird & Bird. I alt har 16 kommuner, regioner og andre offentlige institutioner fået rådgivning, hvilket har resulteret i gode råd og vejledning fra rejseholdets eksperter om alt lige fra indkøb af skolemøbler, hospitalsudstyr og biler til nye indkøbsrutiner, krav om miljømærker i udbud og cirkulær økonomi – til glæde for både miljøet, den offentlige økonomi og borgerne. Netop Rejseholdets arbejdsmetode, hvor de har taget udgangspunkt i den individuelle situation hos den enkelte deltager, har ifølge Miljøstyrelsen været afgørende for projektets succes:

-Fra vores arbejde med grønne indkøb ved vi, at der på tværs af kommunerne er stor variation i, hvor stort fokus man har på at stille grønne krav til sine indkøb, og hvad man har behov for hjælp til. Det fine ved Rejseholds-projektet er, at det giver mulighed for at møde den enkelte organisation præcis dér, hvor det giver mening for dem at få assistance, fortæller Anne-Mette Lysemose Bendsen fra Miljøstyrelsen, der ser Rejseholdet for grønne indkøb som et fint supplement til de øvrige aktiviteter i form af fx værktøjer og webportaler, som Miljøstyrelsen stiller til rådighed for at hjælpe offentlige indkøbere med at inddrage miljøhensyn i indkøb og udbud.

Rejseholdet ser det hele oppefra
Baggrunden for projektet er det store potentiale, der er i det offentlige i forhold til at reducere miljøbelastningen fra det offentlige forbrug. Den offentlige sektor køber ind for i omegnen af 310 milliarder kroner om året. Adskillige af disse milliarder kroner kan konverteres fra konventionelle til mere miljørigtige indkøb. Og hvis det lykkes, vil det have stor indflydelse på klimabelastningen og komme både miljøet og borgerne og danske grønne virksomheder til gavn.

En af deltagerne er København Kommunes Teknik & Miljøforvaltning, der ønskede assistance til at stille skrappere miljøkrav til ikke-vejgående køretøjer, som udgør en væsentlig årsag til luftforurening i byen. Eksempelvis bruger en mindre standard fejemaskine 5-6 liter diesel i timen og 200 liter drikkevand pr. dag.

-Vi satte os ned med rejseholdet og undersøgte, hvordan vi skulle gribe opgaven an. Det resulterede i, at vi fik lavet en totalomkostningsberegning (TCO), som, vi synes, er endt med at blive en ret god model. Den vil komme med i det kommende udbud, så vi prøver på at sætte andre ting i spil, i stedet for kun at kigge på anskaffelsespris, fortæller Morten Ildved, der er materiel konsulent i Københavns Kommune.

– Vi håber, at vi kan bruge vores model på andre maskiner, og vi forventer at kunne bruge den som en rød tråd igennem vores udbud og skabe gennemsigtighed på den samlede totalomkostning pr. maskine, fortæller Morten Ildved, der er meget begejstret for rejseholdets indsats:

-Vi er fagspecialister i forvaltningen, og derfor er vi meget optagede af at komme i dybden, men ind imellem glemmer vi helikopter-perspektivet. Rejseholdet kiggede meget mere oppefra, og jeg synes, at vi fik sat det sammen til et meget fornuftigt resultat, siger Morten Ildved.

Københavns Kommune har endnu ikke brugt totalomkostningsberegneren i et udbud, men forventer at være klar til det i foråret 2018.

Det skal være nemmere at tænke grønt

Det er ikke kun i Københavns Kommune, at der er et stort potentiale i at styrke grønne indkøb. Ifølge eksperterne er der meget mere at hente i det offentlige, når det gælder grønne indkøb – til trods for at den offentlige sektor i Danmark er pænt med i international sammenhæng. Det skyldes blandt andet, at de offentlige indkøbere mangler viden om, hvordan de griber opgaven an. Her har rejseholdet en vigtig rolle:

-Vi oplever, at kommunerne rigtigt gerne vil købe grønt ind, men i praksis kan der være svært. Som indkøber ved man ikke nødvendigvis, hvilke miljøkrav der skal stilles, og man glemmer måske at se på totalomkostningerne, siger Rikke Dreyer, chefkonsulent i Dansk Standard. Det er ikke fordi, der mangler redskaber på området, forklarer Rikke Dreyer:

-Der findes rigtigt mange værktøjer til grønne indkøb, men vores erfaring er, at de risikerer at samle støv på hylderne. Rejseholdets opgave er at bringe dem i spil. Vi arbejder på at øge kendskabet til de eksisterende værktøjer til grønne indkøb og sikre, at de faktisk bliver anvendt, siger Rikke Dreyer.

Vi fik hjælp til at komme i gang
En af de kommuner, der ikke havde en bredt forankret erfaring og fast tilgang til indkøb, der tænker på både miljø, klima og budget, er Rudersdal Kommune, der årligt indkøber for ca. 700 mio. kr. Kommunen gik derfor med i rejseholdet for at sikre, at miljøhensyn bliver en mere fast forankret del af arbejdsrutinerne og udbudsprocesserne og for at få klarhed over, hvordan udbudsformen ”udbud med forhandling” kan bruges i arbejdet med grønne indkøb.

-Da vi blev gjort opmærksom på tilbuddet om at være med i rejseholdet, var vi straks tændte.

Vi havde behov for at få skabt en ramme, som alle medarbejdere, der køber ind eksternt, kunne bruge i forhold til at tænke grønne indkøb. Vi havde brug for uddannelse, drejebøger og guidelines, der kunne vise os, hvad vi skulle gøre, fortæller Charlotte Vibe Seeberg.

Alle skal involveres
Rejseholdet holdt tre seminarer i Rudersdal Kommune, hvor alle faggrupper i kommunen deltog.

-Vi har så bredt et indkøbsbehov, at det ikke giver mening kun at involvere nogle få. Hvis det skal flyve efterfølgende, er man nødt til at involvere bredt, siger Charlotte Vibe Seeberg og fortsætter:

-Rigtig mange indkøb i kommunen sker decentralt ude i den enkelte forvaltning. Ofte sker det hos folk, der ikke har indkøb som deres hovedopgave. Hvis vi skal have dem til at tænke grønt, er vi nødt til at lave noget, der er lettilgængeligt for dem. Rejseholdet har givet os nye redskaber, som tager den enkelte indkøber i hånden trin for trin, på et meget lavpraktisk niveau, så de kommer igennem processen på den rigtige måde. De skal tage det i det tempo, der passer, og så det giver god mening, siger Charlotte Vibe Seeberg, der er meget tilfreds med resultatet i kommunen:

-Rejseholdet har åbnet en verden, vi slet ikke kender. Det svarer til en julekalder, der bliver åbnet, med en hel ny verden omme bag ved. Det var ikke sket, hvis vi havde sendt vores folk på kursus i København, siger Charlotte Vibe Seeberg. Første og anden runde af rejseholdet er nu afsluttet.

Resultaterne af rådgivningen og de værktøjer der er udviklet kan hentes på rejseholdets hjemmeside: www.rejseholdforgrønneindkøb.dk

Fakta om rejseholdet for grønne indkøb 

  • Rejseholdet grønne indkøb blev etableret af Miljøstyrelsen og bestod af eksperter og rådgivere fra Dansk Standard, Force Technology og advokatkontoret Bird & Bird.
  • Projektet er kørt i to runder på hhv. Jylland og Fyn samt Sjælland og Bornholm.
  • I alt har 16 kommuner, regioner og andre offentlige institutioner fået rådgivning om grønne indkøb.
  • Rejseholdet har udviklet en række nye værktøjer til grønne indkøb.
  • Rejseholdets rådgivning om grønne indkøb tog afsæt i de konkrete behov, kommuner, regioner eller andre offentlige instanser havde.

Læs mere på www.rejseholdforgrønneindkøb.dk