Ny indkøbsstrategi skal skabe mere velfærd

Indkøb handler om velfærd. Det er et centralt budskab i den nye fælleskommunale indkøbsstrategi, som netop er offentliggjort. Med strategien, som KL’s bestyrelse har vedtaget, fastlægges en række ambitiøse målsætninger for videreudvikling af det kommunale indkøb frem mod 2020. Af Peter Østergaard, teamleder og Peter Riis, chefkonsulent – begge fra KL’s økonomiske sekretariat.

Indkøb handler om velfærd: Én krone brugt mindre på indkøb er én krone, som kommunen kan bruge på borgernær service. Og når kommunerne hvert år indkøber varer og tjenesteydelser for cirka 100 milliarder kroner, kan effektiviseringer give store gevinster, der kan bruges til mere velfærd.

Med den nye fælles strategi vil kommunerne arbejde med at effektivisere og videreudvikle indkøbsopgaven inden for fem temaer:

  • Styrket samarbejdet på indkøbsområdet
  • Digitalisering af manuelle arbejdsgange
  • Professionalisering af indkøbsadfærden i hele organisationen
  • Bedre indkøb af tjenesteydelser
  • Sikre at kommunernes indkøb er bæredygtigt og understøtter fremtidens velfærdsteknologiske løsninger

Samarbejde og fælles aftaler
Når kommunerne går sammen og laver fælles indkøbsaftaler, opnår de markante prisbesparelser. Det er der allerede rigtig mange gode eksempler på. Det sker både med de fælles forpligtende aftaler udbudt af Staten og Kommunernes Indkøb (SKI A/S) og i de kommunale indkøbsfællesskaber.

En af målsætningerne i strategien er, at kommunerne frem mod 2020 i endnu højere grad tilslutter sig de fælles forpligtende SKI-aftaler. Det betyder ikke, at de kommunale indkøbsfællesskaber skal spille en mindre rolle – tværtimod. Derfor er det også en væsentlig målsætning, at de kommunale indkøbsfællesskaber styrkes. Fælles aftaler giver besparelser og betyder samtidig, at den enkelte kommune kan prioritere og løfte andre af de indsatser, som et samlet effektivt indkøb kræver. Det kan være at lave egne udbud på nye udbudsområder og på at sikre anvendelsen af indkøbsaftalerne i hele kommunen. Det er i forlængelse heraf også en målsætning i strategien at sikre en tydeligere arbejdsdeling mellem SKI, indkøbsfællesskaber og de enkelte kommuner.

Et styrket kommunalt samarbejde om indkøbsopgaven handler også om at etablere et fælleskommunalt datagrundlag baseret på fakturadata (jf. bilaget). Det skaber unikke muligheder for at tilvejebringe ledelsesinformation og benchmarking, som er et nyttigt redskab i den enkelte kommunes lokale arbejde for at effektivisere indkøbsopgaven.

Digitalisering af arbejdsgange
Fremtidens effektiviseringsgevinster på indkøbsområdet skal i høj grad komme ved øget digitalisering. Digitale løsninger sikrer, at medarbejderne skal bruge mindre tid på indkøb, så de i stedet kan bruge tiden på kerneopgaverne.

Hver gang, der foretages et indkøb, er der nogle transaktionsomkostninger forbundet med indkøbet. Det drejer sig om den tid og de ressourcer, der anvendes på de enkelte delprocesser, herunder bestilling, varemodtagelse, fakturahåndtering og –kontrol, bogføring med videre. Hjørring Kommune har opgjort, at transaktionsomkostningerne er cirka 330 kroner, når indkøb foretages i fysiske butikker og 175 kroner, når et indkøb foretages via telefon eller mail. Til sammenligning er transaktionerne pr. indkøb opgjort til 90 kroner, når et indkøb foretages via E-handel.

Herudover er E-handel også med til at sikre, at kommunens indkøbere i højere grad anvender de indkøbsaftaler, som kommunen har indgået, det vil sige sikrer højere compliance.

Der er således store gevinster at hente ved E-handel, og det er derfor en central målsætning i den nye strategi, at alle kommuner inden udgangen af 2020 skal have implementeret og anvende E-handel som en naturlig del af indkøbsopgaven.

Som led i det fælleskommunale styrings- og effektiviseringsprogram (SEP) er KL i samarbejde med 20 kommuner ved at udarbejde et inspirationskatalog, hvor kommunerne kan finde en lang række konkrete forslag til tiltag, som kan understøtte udbredelse og anvendelse af E-handel. Inspirationskataloget offentliggøres i løbet af maj måned.

Professionel indkøbsadfærd 
Det er generelt en stor udfordring i en så stor og kompleks organisation, som en kommune er, at sikre, at alle medarbejdere på de forskellige institutioner kender og anvender de rigtige aftaler (også kendt som compliance). De gode priser, der er opnået i udbudssituationen, omsættes således kun til reelle gevinster, hvis indkøberne i organisationen rent faktisk køber ind på de respektive indkøbsaftaler. Som nævnt kan E-handel være ét af redskaberne.

Generelt handler det også om at skabe en professionel indkøbskultur i kommunen. Det er en målsætning i strategien, at compliance skal hæves på både de fælles aftaler og på kommunernes egne aftaler. Dette kan blandt andet opnås ved at samle indkøbsansvar og kompetencer på færre hænder.

Det er afgørende med klar ledelsesopbakning og opfølgning. En indsats i strategien er derfor at understøtte dette med konkrete styringsanbefalinger i forhold til compliance og med nøgletal og analyser på  det nye datasamarbejde.

Fremtidens løsninger
Indkøbsstrategien sætter også særskilt fokus på indkøb af tjenesteydelser. Det skyldes, at den største indkøbsvolumen ligger her, men at området samtidig er væsentligt mere komplekst end varekøb. Målsætningen er derfor at fokusere på udvalgte tjenesteydelser, hvor potentialerne er størst. Her skal der ske erfaringsudveksling og udarbejdes cases til gensidig inspiration.

Kommunernes indkøb skal desuden understøtte den massive teknologiske udvikling, der sker i samfundet. Det handler blandt andet om nye velfærdsteknologier, der kan bidrage til øget livskvalitet for borgere og bedre betingelser for medarbejdere.

KL vil derfor etablere en tværfaglig arbejdsgruppe ledet af KL’s Center for Velfærdsteknologi. Den skal blandt andet afdække fordele og ulemper ved fælleskommunale indkøb af nye velfærdsteknologier og –løsninger.

Globaliseringen giver ikke kun nye muligheder, men kan også give udfordringer for kommunerne med at sikre, at de grundlæggende etiske krav overholdes. Det handler blandt andet om miljø og sociale rettigheder. KL og kommunerne vil derfor arbejde for tydeligere fælles krav til leverandørerne omkring dette.

Fælles strategi – lokalt ansvar
KL’s bestyrelse har med den nye fælleskommunale indkøbsstrategi sat en ambitiøs fælles dagsorden frem mod 2020. Strategien udstikker som beskrevet ovenfor en række konkrete målsætninger og indsatser – også flere end der er fremhævet her.

Der vil blive igangsat en række fælles initiativer, som skal hjælpe kommunerne til at realisere de potentielle gevinster. Det kræver dog en stærk lokal forankring af strategien, når målsætningerne skal blive til virkelighed. Det sker blandt andet ved, at de enkelte kommuner bruger strategien som lokale pejlemærker på indkøbsområdet.

Erfaringerne viser, at de potentielle gevinster er store, når kommunerne samarbejder og sætter strøm på indkøbet. Effektiviseringsgevinster, der kan bruges på borgernær velfærd.

ØP bilag 8. maj 2017

Læse mere om indkøbsstrategien her

Artiklen offentliggjort på kl.dk d. 8. maj 2017.