Effektive indkøb gennem E-handel

Effektive indkøb gennem E-handel
Digitalisering af indkøbsopgaven kan give gevinster på bundlinjen. Som led i SEP-projektet om E-handel er der udarbejdet et inspirationskatalog til kommunerne om, hvordan arbejdet kan gribes an.

Kommunerne køber varer og tjenesteydelser for 100 mia. kr. om året, og der er således betydelige gevinster at hente ved at gennemføre mere effektive indkøb. Digitalisering af indkøbsopgaven er en af de væsentligste veje til at effektivisere indkøbsopgaven.

Som en del af det fælleskommunale Styrings- og Effektiviseringsprogram (SEP) blev der derfor igangsat et projekt om effektive indkøb gennem E-handel. I projektet, hvor 20 kommuner indgår, er der bl.a. fokus på, hvilke håndtag kommunerne allerede i dag kan skrue på for at realisere gevinster gennem E-handel.

E- handel reducerer transaktionsomkostningerne ved indkøb
Hver gang der foretages et indkøb, er der transaktionsomkostninger forbundet med indkøbet. Det drejer sig om den tid og de ressourcer, der anvendes på de enkelte delprocesser, herunder bestilling, varemodtagelse, fakturahåndtering og -kontrol, bogføring mv.

Hjørring Kommune har opgjort transaktionsomkostningerne ved forskellige typer af indkøb, og det kan konstateres, at der er meget store forskelle:

  • Indkøb i fysisk butik: 330 kr. pr. indkøb
  • Indkøb via mail eller telefon: 175 kr. pr. indkøb
  • Indkøb via E-handel 90 kr. pr. indkøb.

I forlængelse heraf siger det næsten sig selv, at der store gevinster forbundet med at flytte mere af indkøbet over til E-handel.

E-handel understøtter, at indkøbsaftalerne anvendes
Det er imidlertid ikke kun på transaktionsomkostningerne, at der er gevinster at hente ved E-handel. E-handel kan også være med til at sikre, at kommunens indkøbere i højere grad anvender de indkøbsaftaler, som kommunen har indgået, dvs. sikre højere compliance.

De gode priser, der er opnået i udbudssituationen, omsættes således kun til reelle gevinster, hvis indkøberne i organisationen rent faktisk køber ind på de respektive indkøbsaftaler. Her er E-handel et værdifuldt redskab til at sætte rammerne for indkøbet og derigennem påvirke og styre indkøbsadfærden hos indkøberne. På den måde er E-handel med til at sikre gevinster gennem højere compliance.

Inspirationskatalog om e-handel
Som led i projektet om effektive indkøb gennem E-handel er der udarbejdet et inspirationskatalog, hvor kommunerne kan finde en lang række konkrete forslag til tiltag, som kan understøtte udbredelse og anvendelse af E-handel.

I inspirationskataloget indgår samtidig en lang række konkrete kommunecases, hvor den enkelte kommune kan søge inspiration i, hvordan andre kommuner har grebet arbejdet an.

De mange konkrete tiltag og kommunecases i inspirationskataloget falder inden for følgende hovedtemaer:

  • Tydeliggør gevinsterne ved E-handel
  • Skabe rammerne for udbredelse af E-handel
  • Få E-handel forankret i organisationen
  • Understøt den rette indkøbsadfærd hos disponenterne
  • Følge op på brugen af E-handel.

http://www.kl.dk/ImageVaultFiles/id_82975/cf_202/Inspirationskatalog_til_effektive_indk-b_gennem_E-.PDF