Bid Management – hvad er det?

Af: Lars Kjær Kuhlmann, Partner, KuCon ApS

Et begreb har sneget sig ind i offentlig salg de sidste årtier, begrebet ”Bid Management”. Jeg vil mene, at alle som arbejder med offentlig salg eller indkøb har hørt om det, men spørgsmålet er hvor mange der egentlig ved hvad det rent faktisk er? Jeg vil oversætte det med tilbudsprocesser.

En Bid Management proces er vel basal set den tilsvarende proces for offentlige tilbudsgivere som udbudsprocessen. Dog med den forskel at når udbudskonsulenten puster ud, efter at have annonceret sit udbud, så går Bid Management processen i gang.

På samme måde som man i udbudsprocessen i sit udbudsdesign vurderer hvilke udvælgelseskriterier og evalueringskriterier man ønsker i sit udbud, på samme måde går man i Bid Management processen i gang med at vurdere sin virksomheds formåen i forhold til det givne udbud.

Der skal vurderes hvilken tilbudsstrategi og strategiske samarbejdspartnere/underleverandører man eventuelt ønsker at byde sammen med. Nogen gange, når fx udvælgelseskriterierne ikke kan klares selv, skal man have indhentet støtte fra andre virksomheder, eller man kan vælge at gå i konsortium.

Alt dette er formalia, men dog noget som skal/bør gøres helt fra start af, og som man bør have en proces for, så man ikke skal starte fra square 1 hver gang der kommer et udbud.

Forudsat at man som bydende virksomhed kan komme igennem egnethedskriterierne vil næste helt naturlige del af processen være at at kigge krav igennem. Og det er her humlen til succes for både Ordregiver og Tilbudsgiver ligger. En Tilbudsgiver vil se sådan på det, at et krav altid kan opfyldes, det er kun et spørgsmål om prisen. Så når Ordregiveren laver et udbud med 500 krav, skal han virkelig tænke sig om. Er alle disse krav egentlig nødvendig? Hvorfor stiller jeg præcis dette krav? Hvad tror jeg prisen på at få dette krav er at få opfyldt? Osv. For i sidste ende er der jo kun en til at betale for alle disse krav, og det er kunden selv.

Der er desværre stadig en del, nogen vil måske sige mange, udbud af forholdsvis beskeden økonomisk størrelse, hvor der er uforholdsmæssig mange krav. Den kausale effekt af at Ordregiver stiller alt for mange krav er ganske simpel at deduktere:

  1. Det koster Tilbudsgiveren mere tid at lave sit udbud
  2. Leverancefolkene i organisationen vil opstille worst case-scenarios i forhold til hvert enkelt krav = højere pris
  3. Tilbudsgiveren vil suboptimere sit tilbud i forhold til evalueringskriterier, og strategisk besvare de krav der giver høje evalueringspoint, og strategisk undlade at besvare de krav der giver lave

Dermed risikerer man som ordregiver med mange krav, at få den akkurat modsatte effekt ud af det end man havde håbet. Man får måske besvaret 95% af alle sine krav, men de 5% man ikke fik besvaret er de 5% man i virkeligheden helst ville have. Tilbudsgiver valgte simpelthen strategisk ikke at opfylde det, da meromkostningen ved at besvare det var ikke stod mål med det antal point man evalueringsteknisk kunne få for en opfyldelse. Desuden har Tilbudsgiver naturligvis garderet sig ved at lægge risikobetaling ind pga. kravene, så prisen bliver samtidig også højere end hvis der havde været færre krav.

Skal Ordregiver så slet ikke stille nogle krav i sit udbud? Jo selvfølgelig skal man det, man skal blot sørge for at balancere den indgroede tendens mange offentlige ordregiver har om at stille krav om alt hvad man er usikker om, typisk et levn fra CMA tiden (Cover My Ass). Man risikerer at få præcis hvad man beder om, hverken mere eller mindre, men sæt nu at det man bad om rent faktisk ikke var det som var det bedste for en?

Når disse ting så er drøftet i tilbudssituationen, så går ”gættekonkurrencen” igang. Hvad er Ordregiverens Pains, hvad er hans Hot Buttons? Hvor god er min relation til kunden i forhold til mine direkte konkurrenter, hvad vil mine konkurrenter tilbyde af pris. Hvordan får vi vores unikke budskaber ud?

En struktureret Bid Management proces sørger for at man får adresseret og drøftet alle disse områder, med de relevante stakeholdere, både indenfor i sin organisation såvel som udenfor, hvis muligt. Det er her at det er alfa og omega at have en person der med disse processer som baggrundsværktøj er tilbudsansvarlig og kan uddelegere opgaver, kvalitetssikre dokumenter, følge op på tidsplaner og deadlines, udfordre den kommercielle og tekniske topledelse, sikre konditionalitet etc.

Til sidst kan man jo så spørge sig selv, om dette her egentligt ikke er banalt? Det lyder jo ikke som rocket science. Alt andet lige så er svaret: Jo, det er egentlig ikke så svært. Alle som arbejder med offentlig salg har sikkert på et tidspunkt vundet et udbud, ellers arbejdede man jo ikke med offentlig salg. Men på samme måde som at mange måske kan bygge et skur derhjemme i baghaven, er der god grund til at tro at tømreren som bygger skure hver dag, måske kan bygge det lidt hurtigere, lidt flottere og lidt mere stabilt end en selv. Hvorfor kan han det? Dels fordi han har gjort det mange gange før og dermed har øvelse og historik at støtte sig op ad, dels fordi han har en proces for det.

Enhver virksomhed som ønsker at det offentlige skal blive en reel salgskanal, bør derfor tænke I at strukturere og dokumentere sin Bid Management proces – og resten er sådan set blot øvelse.