Nytænkende belægningsudbud i Nordjylland

I februar 2016 kunne Hjørring og Frederikshavn kommuner skrive under på en kontrakt med Colas Danmark A/S. Kontraktunderskrivelsen var startskuddet på et fleksibelt og længerevarende samarbejde om udførelse af belægningsarbejder og samtidig udvikling af området. Kontraktunderskrivelsen var samtidig et punktum for mange måneders arbejde med udvikling af en egnet samarbejdsmodel og et efterfølgende udbud af den.

Af Lotte Vang, Vejchef i Hjørring Kommune 

Politisk mod og vilje Der blev taget hul på udviklingen af den konkrete samarbejdsmodel for godt et par år siden, motiveret af vores kommunalpolitikere. Teknik- og Miljøudvalget i Hjørring Kommune besluttede i slutningen af 2013, at det skulle afdækkes om andre løsninger end den traditionelle i kommunen kunne give “mere asfalt for pengene”. Den politiske beslutning blev truffet i forbindelse med en gennemgang af vejenes vedligeholdelsesmæssige tilstand. Den var både ringere end ønsket og for nedadgående. Noget skulle gøres. Det var tid til at tænke ud af boksen og også aktivt tage et medansvar for nytænkningen området.

Frederikshavn Kommune koblede sig hurtigt på afdækningsarbejdet – også ud fra et ønske i begge kommuner om flere samarbejdsflader. Og den efterfølgende tid bød på et intensivt arbejde med at afdække forskellige modeller og teste deres egnethed. Både i forhold til kommunernes behov og ønsker og rentabiliteten i markedet.

Fokus på behov Afdækningsarbejdet bestod i første omgang i at granske de modeller, der allerede findes på markedet. Der blev dels kigget på de ganske mange paradigmer og udbudsskabeloner, som karakteriserer vejområdet og ligger frit tilgængeligt på vejregler.dk. Dels blev der kigget på de mere generelle eller tværgående modeller, fx funktionsudbud, servicepartnerskaber og OPI.

Om end de gængse modeller har den styrke at de er gennemprøvede, let tilgængelige og endvidere accepteret i markedet (hvilket i særdeleshed gælder de vejspecifikke, som er udarbejdet af branchen) synes ingen af dem at passe som “fod i hose” i forhold til kommunernes behov og ønsker. Og frem for at justere behovet så det passede ind i en gængs model, valgte vi at udvikle en model, der matchede behovet.

Udtrykt lidt anderledes var det set-uppet fra start, at vi ikke skulle være fastlåst af de klassiske vejfaglige tilgange. Af samme årsag havde vi allieret os med Udbudsportalen i KL. Konsulenterne herfra var rigtig gode til at udfordre os på “vi plejer” og at finde nye veje i “udbudsjunglen”.

Resultatet blev en form for hybridmodel, der har elementer fra forskellige modeller. Der er tale om en kontrakt med en varighed, som minder mere om et funktionsudbud end de traditionelle asfaltkontrakter, som typisk løber få år. Samarbejdet er ligeledes bredere funderet end det almindeligvis er, og der er indarbejdet incitamenter og metodefrihed på samme vis som i en partneringaftale/et servicepartnerskab. Endelig har udvikling en central plads i kontrakten, næsten på linje med et innovationspartnerskab. Risikofordelingen, finansieringen og bestillingen af konkrete arbejder følger til gengæld i vid udstrækning de mere almindelige asfaltkontrakter.

Brug af markedet
Fra udvalgets beslutning til kontraktunderskrivelsen var der en tæt dialog med markedet. Indledningsvist afholdte vi et fællesmøde for relevante og potentielle entreprenører, hvor de blev orienteret om den kommende proces og kommunernes tanker og udgangspunkt i forhold til samarbejdsmodel. Efterfølgende blev der løbende afholdt individuelle møder med de entreprenører, der viste interesse i processen og lyst til at bidrage til udviklingen af modellen. Entreprenørerne blev tilskyndet til at komme med inputs på møderne og blev samtidig holdt ajour i forhold til kommunernes arbejde. Den sidste møderunde blev afholdt umiddelbart inden udbuddet blev igangsat. På dette tidspunkt var udbudsmaterialet meget tæt på færdigt.

Dialogen havde dels til hensigt at lave en tidlig forventningsafstemning, dels at sikre, at der ikke blev igangsat et udbud, der vurderedes urentabelt i markedet. Samtidig var det vores ønske at trække på entreprenørernes erfaringer og viden. Og det lykkedes i høj grad. På møderne var der nogle rigtigt brugbare drøftelser om, hvad der kunne lade sig gøre – og hvad der ikke kunne. Der var fokus på løsninger, der var interessante for entreprenørerne med respekt for kommunernes udgangspunkt.

Vel vidende at ressourcerne kunne vise sig at være spildte i forhold til den konkrete kontrakt, bød entreprenørerne dialogen velkommen. Fra start blev vi dog mødt med en vis skepsis i forhold til udviklingen af en “ny” model. Entreprenørerne synes at være mest trygge ved de brancheafstemte modeller. Åbne kort i forhold til baggrund og formål ved at udvikle en model bliv imidlertid mødt med stor forståelse og det var oplevelsen at entreprenørerne efterfølgende satte stor pris på at blive inddraget og hørt. Tilbagemeldingerne i forhold til både proces og model var i øvrigt meget positive.

Fakta om samarbejdsmodellen
Udviklingen af samarbejdsmodellen har uden tvivl været en lang og ressourcekrævende proces. Til gengæld har arbejdet bidraget med rigtig meget læring i kommunerne. Og sammenholdt med den udbudte kontraktsum nærmer de anvendte midler sig formentlig bagatelgrænsen.

Samtidig har vi kunne tage hul på et samarbejde, der givet kommunernes behov og ønsker, tager det bedste fra alle verdener.

I kort form adskiller samarbejdsmodellen sig fra den model, kommunerne tidligere har anvendt, ved at belægningsarbejderne udbydes sammen med et udviklingssamarbejde. Den udbudte opgave omfatter således både belægningsarbejder og samarbejde om udvikling af området. En andet centralt element er kontraktlængden, som er del længere end de typiske 1-årige kontrakter på området.

Udviklingssamarbejdet
Udviklingssamarbejdet består i intensivt og systematisk at udfordre opgaveløsningerne og udføre forsøg med alternative opgaveløsninger med det formål at optimere driften. Succesfulde forsøg kan resultere i fuld implementering af den alternative opgaveløsning på tilsvarende arbejder/lignende strækninger. Vi forventer at udviklingssamarbejdet vil bidrage med inkrementel innovation af belægningsområdet.

Med henblik på at fremme aktiviteterne i udviklingssamarbejdet opererer vi med en risikodeling og en incitamentsstruktur, som ikke “straffer” entreprenøren for fejlslagne forsøg, men omvendt “belønner” for succesfulde forsøg. Kommunerne bærer derfor ansvaret for opgaveløsningen alene, når der udføres forsøg. Vi kan således ikke kræves afhjælpning uden ekstrabetaling på et forsøg med en alternativ opgaveløsning. Succesfulde forsøg vil omvendt blive honoreret.

I løbet af kontraktperioden består honoreringen i bestilling af ekstraarbejder fra en afsat pulje. Endvidere er der indarbejdet en option for forlængelse af kontrakten, der bl.a. relaterer sig til forsøgene. Såfremt forsøgene i kontraktperioden har levet op til succeskriterierne indgår det positivt i bedømmelsen af om optionen skal finde anvendelse.

Både kommuner og entreprenør har afsat ressourcer til udviklingssamarbejdet i hele kontraktperioden og der er underskrevet en særskilt aftale.

Kontraktlængde Kontrakten løber i 8 år med mulighed for forlængelse i 4 år. Den forholdsvist lang kontraktlængde er valgt i erkendelse af, at et af de bærende kræfter i et tillids-, dialog- og udviklingsbaseret samarbejde er tid. Der tager tid at lære hinanden at kende og at finde rytmen i et samarbejde. Og det tager tid før man kan høste de frugter, man har sået. Incitamentet for både kommunerne og entreprenøren til at bidrage til udvikling af området, konkret at bruge ressourcer på at teste nye løsninger, er at få del i eventuelle effekter.

Kontraktvilkår Kontraktens vilkår er i vid udstrækning sammenfaldende med de standardvilkår, som almindeligvis anvendes ved samarbejder om belægningsarbejder – AB92. Vilkårene er imidlertid blevet tilpasset så de er rettet mod og passer på belægningsområdet og det konkrete samarbejde. Samtidig er der sket en lempelse flere steder, givet vores ønske om et fleksibelt samarbejde, hvor dialog og tillid har større betydning end traditionelt.

Kravspecifikationen I udgangspunktet følger kravene til opgaveløsningen vejreglerne, dvs. de almindeligt anvendte AAB’er, tilsynshåndbøger mv. Udviklingssamarbejdet forventes imidlertid at medføre løbende ændringer i vilkårene for belægningsarbejderne. Nye løsninger forudsætter at vejreglerne kan afviges.

I forhold til prissætningen er systematikken den samme. I udgangspunktet afregnes entreprenøren på baggrund at tilbudspriserne, som er afgivet på traditionelle løsninger. Giver udviklingssamarbejdet anledning til udskiftning af nogle løsninger, vil principper for afregning formuleres på ny på et objektivt grundlag.

Samarbejdsorganisationen I forhold til tidligere udbud, hvor parterne blot har fungeret som henholdsvis “bestiller” og “udfører” er der lagt op til et tættere samarbejde. Bl.a. udarbejdes årlige handleplaner i fællesskab mellem kommunen og entreprenøren, således at der også kan tages hensyn til entreprenørens ressourcer, erfaringer og kompetence i planlægningen. Der opereres tillige med en ‘buddyordning’.

Konkurrencen I selve konkurrencen blev der taget højde for begge elementer som den udbudte opgave omfatter. Altså både belægningsarbejderne og udviklingssamarbejdet.

Kontrakten blev tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Konkurrencen handlede altså både om pris og kvalitet. For så vidt angår den kvantitative del af konkurrencen, prisen, relaterer bedømmelsen sig til de tilbudte priser på belægningsarbejderne. Den kvalitative del af konkurrencen omhandlede derimod udviklingssamarbejdet.

Status Samarbejdet er stadig for nyt til at dokumentere økonomiske effekter eller præsentere nye løsninger og –metoder. Men den formelle etablering af samarbejdet er vel overstået.

Umiddelbart efter kontraktunderskrivelsen tog en række medarbejdere og ledere fra både kommunerne og Colas Danmark A/S på et 2-dages seminar. Her blev der formuleret fælles værdier og mål og uklare elementer blev klarlagt. Der blev samtidig valgt repræsentanter til henholdsvis driftsgruppe, udviklingsgruppe og styregruppe, som danner den formelle struktur i samarbejdet.

Nu glæder vi os til implementeringen!

Få mere at vide: Hvis du er interesseret i at høre mere, så kontakt chefkonsulent i Udbudsportalen, Trine Kronbøl, på  trk@kl.dk.