Sådan skriver du udbud på den fede måde

Udbudsreglerne er blevet katapulteret så meget ud i det latterlige, at ingen længere har fokus på at sammensætte et godt tilbud.

Her er mine råd til at skrive et godt tilbud.

Af Claus Sølvsteen, partner i rådgivningsfirmaet Peytz & Co. Den 27. januar 2012.
Rigtigt mange opgaver bliver sendt i udbud. Især fra det offentlige, men også fra private. Og det kan der siges meget godt om, navnlig når vi kigger på intentionerne bag: Fair konkurrence, sammenlignelige tilbud osv. I praksis er udbud rigtigt rigtigt besværlige at arbejde med – af to forskellige grunde. Den første grund til besværet er, at alle er fuldt koncentrerede om de firkantede regler for (især offentlige) udbud – og at de fortolker dem endnu mere firkantet.

Det er ikke for sjov.

Sidenumre skal placeres rigtigt
For nylig sad jeg på en konference, hvor flere end 100 kloge og velbetalte mennesker hørte en chef fra Konkurrencestyrelsen i ramme alvor fortælle, hvordan møjsommeligt udarbejdede, professionelle tilbud slet ikke KAN blive taget i betragtning af det offentlige, hvis sidenumrene står det forkerte sted – og om hvilke undtagelsesregler, det offentlige kan vælge at tage i brug, hvis man alligevel gerne vil overveje tilbuddet.

Helt ærligt, vi taler om tilbud på opgaver i millionklassen. Tilbud, som mennesker har arbejdet på i uger og måneder, og som bliver kasseret, hvis sidenummeret står forkert. Kasseret som i “Ikke taget i betragtning. Misforstået opgave. Bare ærgerligt, Sonny Boy”. Sidenumrene er blot ét eksempel ud af alt for mange. I et glorværdigt forsøg på at behandle alle lige er reglerne blevet katapulteret ud i det latterlige.

Men ingen griner.

Det vigtigste er at undgå fejl
Den anden grund til besværet følger af den første: Reglerne er så mange, så komplicerede og så skræmmende for alle, der ønsker at afgive tilbud, at al deres energi går med at undgå at lave fejl.

Derfor er der absolut ingen fokus på, hvordan man sammensætter et godt tilbud. Det bliver et kvalitetsstempel i sig selv, hvis tilbuddet ikke skal risikere at blive kasseret, fordi man har overset en diminutiv detalje. Og ja, der bliver trukket rigtig mange tilbud tilbage.

 Jeg sidder, som det måske fremgår, i den anden ende af processen. Jeg vurderer de opgaver, der bliver udbudt inden for Digitale Løsninger, og vælger at byde på nogle af dem. Og jeg læser mange tossede udbud, som jeg ikke kunne drømme om at byde på.
Tydeligtvis forkerte
Nogle af dem er tossede, fordi de beder om en detaljeret og meget specifik løsning, som tydeligvis er den forkerte i forhold til udfordringen. Som at gå til tandlægen og bede om at få lavet en bro, så tandpinen kan gå over.
Nej, præsenter mig i stedet for en udfordring, så skal jeg give dig mit bud på den bedste løsning. Andre af dem er tossede, fordi udbyderen beder hele verden om at løse det meste af opgaven, hvorefter hun så vil vælge, hvem der vinder.
Det er smart tænkt, men konsekvensen er naturligvis, at mange af os ikke vil bruge tid på at deltage. Vi holder os væk Vi foretrækker at lægge vores kræfter, hvor chancen for gevinst er størst, og byder derfor kun på opgaver, hvor et mindre hold bliver prækvalificeret til at byde. Nogle er tossede, fordi de beder om helt specifikke løsninger, som kun et enkelt firma i landet kan levere (så ring dog til dem og lad være med at kalde det for et udbud).
Atter andre er tossede, fordi man i realiteten allerede har valgt leverandør, men er tvunget til en skin-manøvre. Og så fremdeles. Udbud kan være en god idé, men det er tydeligvis svært at få det bedste ud af det. Sammen med dygtige konkurrenter har jeg forsøgt at give gode råd til dig, der skal skrive et digitalt udbud.
Du finder vores udbudsguide på www.adda.nu