Offentlige indkøbere fokuserer aldrig kun på pris

Pris er altid en vigtig parameter, når der skal købes ind. Det gælder også i det offentlige, hvor det er skatteborgernes penge, der købes ind for. Sådan skal det være. Men offentlige indkøb sker aldrig uden, at der stilles krav til kvaliteten.

Af Jan Olsen, formand for Udbudsportalen. Den 17. april 2012.

I diskussionen om offentligt indkøb og udbud anklages indkøberne ofte for alene at fokusere på pris, når der skal købes ind. Det altoverskyggende fokus på pris overskygger hensyn til kvalitet og totalomkostninger, og driver i øvrigt leverandørerne ud i tvivlsomme arrangementer for at kunne stå skarpt i konkurrencen, lyder kritikken.

Anklagen er imidlertid uberettiget. Det er rigtigt, at offentlige indkøbere fokuserer benhårdt på at købe ind til så lav en pris som mulig. Det hører med til en effektiv forvaltning af skatteborgernes penge. Men det er helt forkert, at offentlige indkøbere kun fokuserer på prisen. Når det offentlige køber ind, sker det altid ud fra en kombination af pris- og kvalitetskrav.

Når det offentlige køber ind, starter man altid med at formulere nogle krav til den vare eller ydelse, som man ønsker at købe. Selv simple og meget standardiserede varer og ydelser vil aldrig blive indkøbt uden krav til kvaliteten. Tildelingen af opgaven kan godt ske efter kriteriet ”laveste pris”, men den laveste pris er afgivet under nogle forudsætninger om produktets kvalitet.

I mange situationer sker tildelingen af opgaven ud fra en samlet vurdering af pris og kvalitet – det man med udbuds-termer kalder ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”. I de situationer vil produktet under alle omstændigheder skulle leve op til nogle mindstekrav, men vil derudover skulle konkurrere på både pris- og kvalitetsparametre.

På mange områder – fx levering af rengøring – er der gennem årene udviklet standarder for produktets kvalitet. Standarder er med til at lette arbejdet med både at udbyde, byde og følge op, og der er generel enighed – både blandt myndigheder og virksomheder – om, at standarder er vejen frem. Standarder letter de administrative byrder forbundet med at udbyde. Standarder for kvaliteten betyder også, at man ofte kan nøjes med at vurdere prisen på de tilbud man modtager. Men det betyder altså ikke, at der slet ikke stilles krav til kvaliteten.

Som en del af kritikken, er det desuden blevet nævnt, at indkøberne burde kunne gennemskue, når priserne var så lave, at det umuligt kan afspejle en produktion der overholder gældende lovgivning og løn-overenskomster. Ingen offentlige indkøbere er interesserede i at understøtte ulovligheder, og faktisk formuleres der ofte fx energikrav og sociale klausuler, som sikrer at produkterne lever op til høje etiske standarder. Men det er sjældent muligt at gennemskue hvilke omkostningsstrukturer, som ligger bag et givent pris-tilbud, bl.a. fordi omkostningskalkulen bag kan være baseret på marginale omkostninger (når en leverandør fx udnytter at man allerede leverer til nabokommunen) eller være en strategisk lav pris, som skal sikre etablering på et nyt marked.

I øvrigt forsøger de offentlige indkøbere i stigende grad at benytte sig af såkaldte funktionskrav, dvs. krav til resultatet eller effekten af det der leveres, frem for krav til metoder og proces. At lave funktionsudbud er ikke uden udfordringer, fordi man som kunde ”slipper tøjlerne”, og fordi det kan være vanskeligt at formulere entydige krav til netop resultater og effekt. Men der er til gengæld mange fordele ved at anvende funktionskrav; først og fremmest giver det leverandøren plads til udnytte sine kompetencer, og producere og levere produktet mest muligt effektivt, uden at være bundet af kundens (mere eller mindre kvalificerede) forestillinger om, hvad der er den rigtige metode.

Med funktionsudbud vil det imidlertid i endnu mindre grad være muligt for den offentlige kunde at gennemskue, hvilke udgifter der ligger bag leveringen af et produkt.

Selvfølgelig er pris altid en parameter, der indgår i vurderingen af, hvad man skal købe. Det gælder i alle sammenhænge, og alt andet ville være uansvarlig brug af skatteborgernes penge.