Flere fordele ved dynamisk indkøb af håndværkerydelser

Der er stort fokus på indkøb af håndværkerydelser i øjeblikket, og det er måske her at du, som ansvarlig for indkøb af netop denne type ydelser, bør stoppe op et øjeblik og overveje, om du skal kaste dig ud i en klassisk rammeaftale, eller om det er på tide at satse på en mere dynamisk facon at købe denne type af ydelser ind på.

Af Anja Piening, Partner Nørgaard Piening Advokater. Den 9. juni 2016

Der er ingen tvivl om, at håndværkerydelser er en af den type ydelser, der skal købes ind løbende, og derfor er det også naturligt at tænke rammeaftaler ind i udbudsdesignet, så man kan sikre sig, at man kan købe ydelserne ind fra de valgte leverandører efterhånden som behovet opstår. Men en af de store udfordringer ved at udbyde håndværkerydelser på en rammeaftale er jo netop problematikken med at få beskrevet de enkelte ydelser præcist nok til, at man bare kan gribe telefonen og bede den relevante type håndværker om at komme, og fikse det der nu engang skal fikses.

En måde at komme uden om dette på er, at undlade at lave en rammeaftale med direkte tildeling og i stedet kræve, at hver enkelt træk på rammeaftalen sker ved miniudbud. Men hvis man alligevel skal lave miniudbud, hvorfor så begrænse konkurrencesituationen på forhånd ved alene at udvælge et mindre antal virksomheder som leverandører på rammeaftalen? Hvorfor skabe denne situation hvor de enkelte leverandører ved, at de alene skal konkurrere mod et mindre antal konkurrenter i stedet for, at de hver gang skal konkurrere med en stor del af det relevante marked?

Bibeholdelse af konkurrencen
Ved det dynamiske indkøbssystem udelukker man ikke på forhånd andre leverandører end dem, der ikke kan leve op til de fastsatte egnethedskrav, og dermed bliver den løbende konkurrence langt bredere og dermed også mere effektiv, end den konkurrence der sker på en rammeaftale. Samtidig sikrer man sig, at opgaverne spredes mere blandt leverandørerne, end det ville være tilfældet på en rammeaftale. Dette bidrager igen til at sikre, at det er de frie markedskræfter der regulerer markedsudviklingen frem for en kunstig indsnævring af markedet og en tilsvarende begrænsning af konkurrencen.

Hertil kommer, at det man ofte primært konkurrerer på som håndværker, når man forsøger at blive leverandør på en rammeaftale, er timeprisen. Timepriser er altid et farligt parameter at basere sin konkurrence på – især hvis det står helt eller næsten helt alene. For hvad betyder det, at timeprisen er lavere, hvis den vindende leverandør til gengæld er længere tid om at løse opgaven? Det betyder bare, at man i sidste ende risikerer at betale mere for det, man troede man havde købt billigere. Og det er ikke effektivt indkøb.

Ved anvendelse af et dynamisk indkøbssystem får man den umiddelbare fordel, at man udover at beholde konkurrenceelementet meget åbent sikrer, at det håndværkervirksomhederne konkurrerer om, er konkrete opgaver, som dermed også kan prissættes konkret frem for hypotetisk. Det giver skarp konkurrence og formentlig også skarpere priser, da det er lettere for leverandørerne at prissætte en konkret opgave, end en hypotetisk. Ulempen er selvfølgelig, at tilbudsgiverne ifølge reglerne skal have 10 dage til at afgive deres tilbud på den konkrete opgave. Uanset om 10 dage er nødvendige eller ej. Det betyder, at det som udgangspunkt kan være svært at lave dag-til-dag køb.
Til gengæld betyder det, at det også er muligt at bringe de små og mellemstore virksomheder i spil, da der ikke bliver tale om kæmpe totalentrepriser, hvor kun de allerstørste leverandører kan deltage, men derimod opgaver fx på den lokale skole, hvor også de små, ofte lokale, håndværkervirksomheder kan deltage. Ofte til fordel for ordregiveren.

Periodekøbsaftaler til de hastende indkøb
Det må selvfølgelig være muligt at lave en periodekøbsaftale på bagrund af et dynamisk indkøbssystem på samme måde, som det er på en almindelig rammeaftale, og i den sammenhæng er det en fordel, at den indgås efter en konkurrence blandt samtlige tilstedeværende leverandører på systemet og ikke kun et par enkelte på rammeaftalen. Generelt går lidt af dynamikken dog ud af systemet, hvis periodekøbsaftaler bliver det dominerende træk for at undgå for lange tilbudsfrister.

En klog løsning på dette kunne være, at lave periodekøbsaftaler, der alene kommer i spil i forhold til pludseligt opståede behov, mens mere planlagte reparationer og andre opgaver vil ske efter afholdelse af et konkret miniudbud. På denne måde tilgodeses på den ene side behovet for her-og-nu køb, og på den anden side ønsket om en effektiv og vedvarende konkurrencesituation i alle andre former for køb af håndværkerydelser.

Åbent og levedygtigt
Når det dynamiske indkøbssystem er etableret, er det åbent for alle tilbudsgivere, der på et senere tidspunkt måtte ønske at komme med på systemet, og som lever op til egnethedskravene. Hertil kommer, at det dynamiske indkøbssystem kan leve lige så længe, som ordregivers kravspecifikation er dækkende for indkøbsbehovet. Har man således fået skabt en kravspecifikation, der virker, og har man et system, man synes fungerer, så kan man altså lade det fortsætte helt ind til den dag, man ikke længere mener, at de tilbud der kommer ind, som svar på de afholdte miniudbud, svarer helt til det man egentlig ønskede sig.

Skulle man undervejs fortryde nogle af de valg, man foretog indledningsvist i forbindelse med oprettelsen af systemet, kan man blot lukke det ned, og genudbyde det med de rettelser man måtte have. Udbuddet i sig selv er relativt nemt, når første beskrivelse er i hus, så det kræver ikke de store ressourcer at få skudt udbuddet af på ny. Største udfordring kan være at få leverandørerne til at byde igen og flytte med, men det burde en fornufttig kommunikationsstrategi kunne afbøde.

Ukomplicerede miniudbud
Når ordregiver har brug for at købe en håndværkerydelse, omfattet af det dynamiske indkøbssystem, afholdes der et miniudbud blandt de tilbudsgivere, der er på systemet, eller som befinder sig i den relevante kategori, f.eks. elektrikere. I sit miniudbudsmateriale skal ordregiver beskrive, hvad det er der skal laves – en beskrivelse der skulle laves, selv hvis ordregiver på det frie marked og uden om alle regler, skulle ringe til en håndværkervirksomhed og bede om et tilbud på en konkret opgave.

I tilgift hertil vil tilbudsgiverne, i modsætning til hvad der gælder for rammeaftaler, først skulle tilbyde den løsning, som de vurderer at være det bedste og mest konkurrencedygtige match med kundens behov lige netop på det tidspunkt, hvor indkøbet foretages og til den pris, de mener er mulig og konkurrencedygtig. Altså skal man hverken lægge sig fast på materialepriser eller hypotetiske løsningsbeskrivelser på forhånd.

Oplagt alternativ
Det dynamiske indkøbssystem er derfor et oplagt alternativ til rammeaftaler, når man skal udbyde og indkøbe sine håndværkerydelser, idet man både får en bedre konkurrence, et større og mere dynamisk tilbudsgiverfelt, mulighed for at definere opgavestørrelse og dermed også mulighed for både at tilgodese de store og de små leverandører og endelig mulighed for at sikre, at tilbuddene hverken indeholder mere eller mindre end det, der er relevant.