Udbud af håndværkerydelser og vedligeholdelse af kommunale ejendomme

I nedenstående artikel belyses kommunale erfaringer med udbud af håndværkerydelser og vedligeholdelse af kommunale ejendomme.

Af Stefan Ising, director, Ising Consulting. Artiklen er publiceret den 22. februar 2012.

En ny vejledning på Udbudsportalen.dk har fokus på udbud af håndværkerydelser. Vejledningen har til formål at inspirere og understøtte kommunerne ved udbud af bygningsvedligehold m.v. og er udarbejdet af rådgivningsfirmaet Ising Consulting for Udbudsportalen i KL.

Arbejdet med vejledningen har vist, at kommunerne oplever et behov for en helhedsorienteret tilgang til opgaven. Bygningsvedligehold handler ikke kun om reparationer og klimaskærm, men også om kommunikation og formidling af resultater. Erfaringen er, at det er afgørende at få de decentrale brugeres accept af den planlægning og prioritering, der finder sted. Brugerne skal opleve en synlig forbedring af bygningernes kvalitet og større indsigt i vedligeholdelsesplanlægningen. Vedligeholdelse handler også om energirenovering, og om at bygningernes funktionalitet svarer til de behov, brugerne af bygningerne har.

”For at få mest muligt ud af pengene til bygningsvedligehold er overblik, planlægning og systematik altafgørende. Alternativet er, at ’brandslukning’ i forhold til skimmelsvamp, indeklimaproblemer og dårlig vedligeholdelse overtager dagsordenen”, siger Jørgen Stokbro, som er driftschef i Københavns Ejendomme. Her har kommunen haft både gode og mindre gode erfaringer med udbud af driftspartnerskaber og arbejder hele tiden på at forbedre modellen ud fra de erfaringer, der høstes. Det nyeste er udbud med bygningsvedligehold som en del af offentlig-privat samarbejde, når bygningerne skal opføres, og hvor den efterfølgende drift og vedligeholdelse er med i byggekontrakten.

Fakta
Det kommunale bygningsareal er ca. 29,5 mio. etagemeter. Beregnet på grundlag af en værdiansættelse på 6.500 kr./m2. kan den samlede værdi opgøres til ca. 200 mia. kr. Ejendommene udgør således samlet en stor værdi, som alene kan bevares ved korrekt vedligehold af bygningerne. De samlede årlige omkostninger til bygningsvedligeholdelse ligger i omegnen af 3 mia. kr. om året, hvilket svarer til, at hver kommune gennemsnitligt anvender 30 mio. kr. årligt.

Jørgen Stokbro fortsætter: ”Den store udfordring er at få de udbudte kontrakter om bygningsvedligehold til at fungere godt – set fra både kommunens, håndværkernes og brugernes synsvinkel. Der er flere målsætninger, der kan lægges til grund og tænkes ind, når udbuddet skal planlægges og forberedes, fx økonomi, kommunikation med brugerne, fleksibilitet i aftalen, erhvervshensyn, stordriftsfordele, systematik i tilgangen samt entreprenørens deltagelse i planlægning. Målsætningerne ved udbud af håndværkerydelser handler også om energirenovering og om at bygningernes funktionalitet svarer til de behov, brugerne af bygningerne har.”

Kommunerne oplever, at det er nyttigt at bruge god tid på at formulere de overordnede målsætninger og krav til det resultat, der skal komme ud af udbudsforretningen, så udbudskonstruktionen og udbudsmaterialet kan indrettes herefter.

Grundlaget for et godt udbud
Vejledningen på Udbudsportalen beskriver, hvordan grundlaget for et godt udbud er systematisk registrering og årlige tilstandsvurderinger af ejendommene, hvor bygningernes almene tilstand og eventuelle behov for reparationer registreres. Desuden registreres brugernes observationer og eventuelle ønsker til bygningsmæssige forbedringer. På grundlag af disse registreringer foretages en fordeling af budgetmidlerne, og der laves et datasæt til udbuddet.

Tilstandsvurderinger kan anvendes til at beregne nøgletal, så ejendomsfunktionen opnår en højere bevidsthed om, hvad pengene anvendes til. Kommunerne kan bruge nøgletal til at budgettere vedligeholdsopgaverne og til at sammenligne vedligeholdelse af en bygning eller bygningsmasse med en anden.

Rammeaftaler
Kommunerne anvender i dag flere forskellige modeller for udbud af håndværkerydelser. Den mest anvendte model er udbud af rammeaftaler med lokale håndværksfirmaer og entreprenører. Enkelte kommuner anvender servicepartnerskaber med entreprenører eller konsortier at håndværksmestre. Og nogle få anvender OPS, hvor bygningsvedligehold udbydes sammen med opførelsen af en bygning.

En af de kommuner, som anvender rammeaftaler er Fredensborg Kommune, som har været igennem tre tidligere udbudsrunder med anvendelse af samme udbudsmodel. Her siger Jens Bader fra Kommunale Ejendomme, der har stået for de tidligere udbud: ”I Fredensborg har vi udbudt rammeaftaler for at få gode aftaler og et kvalitetsbetonet samarbejde med de håndværksfirmaer, som giver de bedste tilbud. Kommunens 160 ejendomme er fordelt på 23 separate udbud opdelt i fagentrepriser. Vi har tilstræbt, at alle får en lige stor del af omsætningen i de enkelte fagentrepriser.”

”Som resultat af udbuddet kan Kommunale Ejendomme i aftaleperioden rekvirere akutte reparations- og vedligeholdsarbejder samt planlagte arbejder til de fastlagte priser og under de givne vilkår. Der er en bygningsansvarlig for hver ejendom, som står for opfølgningen.” Et godt råd fra Jens Bader lyder: ”Husk at datagrundlaget skal være i orden, ellers kommer rammeaftalerne ikke til at fungere som de skal”.

Ved udbud af rammeaftaler opdeles i ’pakker’, så mindre firmaer kan være med, og store entrepriser som fx tagrenovering og udskiftning af vinduer kan udbydes selvstændigt. Opgaverne varetages af specialiserede håndværksfirmaer inden for fx malerarbejde, tømrerarbejde, murerarbejde, vvs-arbejde, el-arbejde og ventilationsarbejde. Antallet af udbud og rammeaftaler er fastlagt efter en nærmere vurdering af den kommunale bygningsmasse og markedsforholdene.

Ved udbud af fagopdelte rammeaftaler om håndværkerydelser – fx vedrørende indvendige og udvendige vedligeholdsarbejder, reparationsarbejder samt mindre tilbygninger, ombygninger og nybygninger – opnås en priskonkurrence og fastlagte vilkår. Erfaringerne viser, at firmaerne kan tilbyde timepriser, der ligger et godt stykke under det normale markedsniveau. Udbudsmaterialet regulerer forhold, hvor kommunen ofte kommer til at betale for meget, fx for kørsel.

I vejledningen beskrives erfaringerne fra Fredensborg Kommune: ”Vi er godt tilfredse med rammeaftalerne. Timepriserne ligger pænt under markedsniveauet og meget er blevet billigere som følge af udbud”, siger Anette Barnkob, der er centerchef for Kommunale Ejendomme og Arealer i Fredensborg Kommune. Hun tilføjer: ”Fordelene er også, at alle forhold er klart beskrevet, både det juridiske, priser og de faglige rammer”. ”Det er vigtigt, at de håndværksfirmaer vi har valgt, kommer til at kende bygningerne godt. Vi sparer meget administrationstid ved at have faste rammeaftaler”, siger Anette Barnkob. ”Ulempen er selvfølgelig, at vi skal skifte ud ind i mellem, når kontrakterne udløber – men på den anden side ser nye øjne noget nyt. Udbuddet er et stort arbejde, men administrationstiden mellem udbuddene er meget mindre end før”

Fredensborg Kommunes rolle er at gennemføre udbud, foretage bestillinger, og følge op på udførelsen af arbejderne. Rammeaftalerne betyder, at budgettet kan lægges på et mere sikkert grundlag.

Hvordan ser fremtiden ud?
For at sikre værdien af de kommunale ejendomme skal vedligeholdelsesstandarden opretholdes. Det er afgørende, at der afsættes tilstrækkelige midler til vedligehold. Hvis der ikke sættes ind i tide, vil vedligeholdelsesefterslæbet stige, antallet af følgeskader vokse, værdien af bygningsmassen falde og utilfredsheden blandt brugerne af de kommunale faciliteter vokse. Derfor er det vigtigt at kommunerne får mest mulig vedligehold for pengene.

De foreløbige erfaringer med rammeaftaler og andre udbudsmodeller er gode. Erfaringen er, at det er et stort arbejde at udbyde, men tiden såvel som pengene er tjent ind mange gange i kontraktperioden. Anette Barnkob fra Fredensborg Kommune: ”Udbud af rammeaftaler er en stor investering, men giver en stor administrativ lettelse i organisationen bagefter, når håndværkerne har lært bygningerne at kende”

De gode råd fra kommuner, som har udbudt rammeaftaler er blandt andet, at man skal huske at kommunen er et lokalsamfund, så rammeaftalerne bør favne de firmaer, som kan løfte opgaverne. Kontakten mellem brugerne af bygningerne og firmaerne skal også tænkes ind, så der er en god løbende dialog.