Øget dialog skaffer bedre indkøb

Dialog med leverandørerne har åbnet op for konkurrencen og givet meget bedre udbud og tilbud, viser fem års erfaringer fra Indkøbsafdelingen.

Af  Karsten Kirkegaard og Ditte Nicolajsen, indkøbsområdeansvarlige hos Region Syddanmark. Artkilen er publiceret i januar 2013.

Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark brød med traditionerne, da den begyndte at gennemføre høringer med leverandørerne i forbindelse med udbud af størsteparten af sine indkøb til regionen. Og det har vist sig at være en god ide, viser erfaringerne.

Den første opfordring til at deltage i en høring i forbindelse med et udbud i Region Syddanmark blev sendt til potentielle leverandører af implantater i december 2007, og siden da er kontakten med leverandørerne sket via skriftlige høringer hos potentielle tilbudsgivere eller dialogmøder med potentielle tilbudsgivere. Og altid med en vejledende forhåndsmeddelelse i EU/TED.

Dialog med markedet
”Dialog med markedet sker nu naturligt som en del af processen i hovedparten af vores udbud. Alt fra skulder- og rygimplantater til sæber, PC’er og sygehusvaskeriydelser er omfattet, forklarer Indkøbschef Annette Bjørn.

Den centrale indkøbsafdeling i Region Syddanmark består af 25 medarbejdere, og varetager kontraktindgåelse for køb af vare- og tjenesteydelser for ca. 3,6 mia. kr. årligt på hovedydelser på sundhedsområdet, socialområdet, psykiatriområdet og for området regional udvikling.

Berøringsangst hæmmede
Indkøbsafdelingen havde ved dannelsen i 2007 som udgangspunkt en betydelig berøringsangst i forhold til dialog med potentielle leverandører inden udbud. Erfaringer fra de første udbud i Region Syddanmark indikerede, at denne berøringsangst ofte førte til mindre eller ikke tilfredsstillende udbudsresultater.

”Derfor var det nødvendigt med et opgør med denne berøringsangst, samtidigt med at udbudsreglerne, herunder ligebehandlingsprincippet, skulle overholdes som en del af udbudsprocessen,” tilføjer Annette Bjørn.

Det er fagpersonalet i de nedsatte brugergrupper, som fastsætter de faglige mindstekrav til de udbudte produkter og ydelser i Region Syddanmark, mens konkurrenceparametrene fastsættes i fællesskab af brugergruppen og Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark.

Mange fordele af hente
Fordelene er blandt andet, at krav, der udelukker alle potentielle produkter eller ydelser, bliver identificeret, ligesom krav, der reducerer eller fjerner konkurrencen, bliver opdaget. Desuden har leverandørerne mulighed for at gøre opmærksom på nye og innovative løsninger. Der bliver med andre ord åbnet for en langt bredere løsningsvifte og dermed større konkurrence på både pris og kvalitet. Metoden betyder også, at der kommer færre spørgsmål efter udbuddet er offentliggjort, ligesom man kun oplever få klager.

”Resultatet er typisk, at der bliver åbnet op for konkurrencen, så flere leverandører kan deltage. Både leverandører og indkøbere efterspørger mulighed for mere dialog ved udbud. Vi oplever, at det skaber værdi for både indkøbssiden og leverandørerne, at udbuddet er bedst muligt skruet sammen. Vi skal turde udnytte alle mulighederne inden for udbudsreglerne, og med teknisk dialog er vi kommet et stykke tættere på, understreger
Annette Bjørn.

Stor tilfredshed hos leverandører

Erfaringerne viser også, at leverandørerne sætter stor pris på dialogen, hvilket understøttes af de tilfredhedsmålinger, der laves efter gennemførelse af udbud.

Således forklarer Jane Lautrup Asmussen, der er Udbudschef, i Abena A/S, at de som leverandør oplever en meget større involvering i processen. ”Der bliver taget godt imod vores kommentarer og forslag. Det betyder også, at risici for at udbuddet annulleres og går om minimeres. Som leverandør oplever vi en mindre ressourcebelastning, der i praksis gavner prisniveauet på det udbudte sortiment for Region Syddanmark, påpeger Jane Lautrup Asmussen.

Søren Berthelsen fra Dansk Cater understreger, at dialog er en grundsten for ethvert godt samarbejde.

”Det er en fornøjelse, at vi inden udbudsmaterialet er ”låst”, kan påvirke med indspark fra dagligdagen og småtilpasninger, så opgaven passer bedre til, hvad man som leverandør kan tilbyde. Ud over processen er det lærerigt, at høre hvad kollegaer i branchen spørger om. Og det giver materiale til udvikling af egen butik,” fortæller Søren Berthelsen. Han understreger videre, at hvis flere gjorde brug af denne mulighed, så ville der være betydelig færre klagesager og konflikter i dagligdagen.

Kan minimere mange fejl
Både skriftlige og mundtlige høringer, er en klar forbedring af processen og dialogen omkring et udbud. Det mener Gitte Munch, der er Tender Business Manager hos Coloplast Danmark A/S.

”Input tidligt i processen kræver både forberedelse og tid, men vil højst sandsynlig resulterer i, at der bliver færre spørgsmål i den efterfølgende spørgeperiode. Høring er dog ikke en garanti for, at alle elementer i et udbud bliver belyst tidligt, men det er en klar forbedring af en tidligere meget tung proces,” påpeger Gitte Munch.

Hendes ønske for fremtiden er, at man allerede i høringsperioden får en målrettet dialog om tilbudslister og kravspecifikationer.

”Det vil minimere utilsigtede fejl og mangler, så både udbuds- og tilbudsgiver får mulighed for at tilbyde og vurdere det varesortiment, der ønskes af ”kunderne”. Vi foretrækker den mundtlige dialog, da de personlige relationer samtidig styrkes til et fortsat samarbejde,” slutter Gitte Munch.

Vil udvikle og nytænke udbud
Indkøbschef Anette Bjørn påpeger, at processen med teknisk dialog udvikles hele tiden:

”Vores erfaringer viser, at i mange tilfælde kan vi med fordel offentliggøre hovedparten af udbudsmaterialet ved teknisk dialog, da det giver leverandørerne mulighed for at kommentere på det samlede udbudsgrundlag, herunder kravspecifikation, tilbudsliste, kontrakter og andet”

Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark fortsætter med at bruge den tekniske dialog til at udvikle og nytænke udbud.

”Specielt på områder med højt udviklingspotentiale, både i forhold til selve produktet, og det behov det skal løse, men også i forhold til udbudsmodel, processer, samarbejdsform og logistik,” slutter Annette Bjørn.

For yderligere oplysninger kontakt:
Indkøbsområdeansvarlig Karsten Kirkegaard tlf. 76 63 19 09 eller Indkøbsområdeansvarlig Ditte Nicolajsen tlf.76 63 16 85