Kommuner sparer mange penge på at udbyde rengøring

Flere og flere kommuner udbyder deres rengøring til private leverandører, fordi de skal spare penge. Både i Aarhus og Slagelse Kommune har de sparet mange penge på at udbyde opgaven på hver deres måde.

Af Kirsten Andersen, COWI A/S. Artiklen er publiceret i december 2012.

Hvor det tidligere var kommunens egne medarbejdere, der svang skrubben og støvede af i institutionerne, er det nu langt hen ad vejen privatansatte servicemedarbejdere i Slagelse og Aarhus Kommune, der står for rengøringen. De to kommuner har nemlig udbudt rengøringen til private leverandører, men har grebet opgaven forskelligt an.

Begge kommuner har opnået store besparelser på udbuddene, som også har budt på visse udfordringer.

Delaftaler med forskelligt fokus
Både Aarhus og Slagelse Kommune har budt opgaven ud i delaftaler. Slagelse Kommune har kun udbudt en tredjedel af kommunens i alt 19 skoler og 49 institutioner. De cirka 23 skoler og institutioner, som Slagelse Kommune udbød, blev delt op i tre delaftaler.

“Vi delte aftalerne op, så det passede med tre geografiske områder, fordi driftslederne ikke skal køre for langt, hvis de skal afløse hinanden. Det koster nemlig kommunen penge, når de skal køre langt,” fortæller virksomhedsleder i Slagelse Kommune, Anne Bredgaard.

Aarhus Kommune udbød i 2007 12 af kommunens skoler og hovedparten af klubberne og daginstitutionerne som et forsøg. I 2011 besluttede kommunen at sende de sidste af kommunens 50 skoler i udbud. Kommunen udbød hver enkelt skole som en delaftale.

“Det gjorde vi for at sprede risikoen over flere virksomheder, så hver skole havde sin egen aftale uafhængigt af de andre skoler. Det giver mulighed for at reagere på en enkelt skole, hvis samarbejdet skulle vise sig ikke at fungere,” fortæller sektionsleder i Børn og Unge i Aarhus Kommune Jacob Hansen.

Han tilføjer, at denne strategi dog ikke helt virkede efter hensigten, eftersom opgaven blev vundet af to rengøringsfirmaer, hvor det ene vandt tre af skolerne og det andet vandt resten.

Kvaliteten skal være i orden
Et vigtigt fokusområde, når rengøringen udbydes, er at få sikret kvaliteten af rengøringen. I begge kommuner definerede byrådet og kommunens rengøringsenhed kvalitetsniveauet på hver deres måde.

I Slagelse Kommune definerer de kvaliteten med en fælles nordisk standard for rengøring, som hedder INSTA800. Med INSTA800 kan man definere, hvor ofte der skal gøres rent i forskellige rum for at holde en bestemt kvalitet i rengøringen. INSTA800 inddeler kvaliteten på en skala fra 1 til 5, hvor 1 angiver en lav kvalitet og 5 en høj kvalitet.

“Med INSTA800 har vi fået et godt redskab til at styre, hvor rent der skal være i de forskellige rum, som giver mening. Et lokale, hvor børn kravler rundt på gulvet, skal for eksempel holdes rent i en høj kvalitet, mens et depot måske ikke behøver være gjort rent på samme høje niveau,” forklarer Anne Bredgaard.

Aarhus Kommune har fravalgt at bruge INSTA800, men tog udgangspunkt i deres egen kvalitetsstandard, som er genbrugt uredigeret i udbudsmaterialet

“Vi kører programbaseret rengøring med kvalitetskontrol. Det er en model, der er udviklet af Børn og Unges egne rengøringskonsulenter, som særligt tilgodeser børn og unges behov. Det fungerer bedre end INSTA800, fordi vi får det, vi vil have og ikke bliver fastlåst af et generelt system som INSTA800,” fortæller Jacob Hansen. Aarhus kommunes egen model, anviser både, hvor mange ugentlige aktiviteter der skal til, og hvilket niveau der skal gøres rent i.

I begge kommuner er der kontroller af arbejdet. Begge steder har kommunen en driftsleder, som tjekker kvaliteten med jævne mellemrum, men derudover skal rengøringsvirksomheden også tjekke sig selv hyppigt. Leverer rengøringsfirmaerne ikke den aftalte kvalitet har begge kommuner sanktionsmuligheder.

“I Aarhus Kommune starter vi med at give leverandøren en frist for at få sagerne bragt i orden. Sker det ikke, eller har vi problemer gentagne gange, kan vi opsige kontrakten, få et afslag i prisen eller hyre et andet firma til at udføre arbejdet på deres regning,” siger Jacob Hansen.

Frit valg eller fælles indsats
De to kommuner har også forpligtet skolerne på udbuddet på helt forskellige måder.

Anne Bredgaard fra Slagelse Kommune siger om deres tilgang:

“Vi har ladet det være institutionernes eget valg, om de ville vælge den leverandør, der vandt udbuddet af netop deres institution, eller om de hellere ville vælge at beholde rengøringen i eget regi.”

Muligheden for frit valg har resulteret i, at to tredjedele af de sydsjællandske institutioner, som var del af udbuddet, har takket ja til kommunens tilbud, mens den resterende tredjedel har valgt en anden løsning.

“De får dog ikke flere penge til opgaven, men må løse deres rengøring for det budget, der er sat af til opgaven i den samlede pulje,” tilføjer Anne Bredgaard.

I Aarhus Kommune kan skolerne ikke selv vælge, hvem der skal gøre rent, men skal vælge den leverandør, der har vundet udbuddet. Og det kunne i realiteten godt have været skolerne selv:

“Hver enkelt skole har givet tilbud på lige linje med de andre tilbudsgivere. Ingen af skolerne vandt dog opgaven,” fortæller Jacob Hansen.

De serviceassistenter, der før var ansat af kommunen til at gøre rent på de midtjyske skoler, kunne selv vælge om, de ville overdrages til den private virksomhed eller se om, kommunen kunne skaffe andet arbejde til dem.

Store fordele
Begge kommuner mener dog, at der både er fordele og ulemper ved at byde opgaven ud. I Aarhus er en af de store fordele, at mange af skolerne er blevet lettet for en opgave.

“Når samarbejdet fungerer, betyder det, at skolerne bliver lettet for opgaven med at stå for personalepleje af serviceassistenterne, vagtplaner og vikarer i tilfælde af sygdom. Den opgave skal den private aktør løse,” fortæller Jacob Hansen.

Den fordel har flere af Aarhusskolerne i det midtjyske fortsat til gode. 13 af skolerne har haft så store problemer med kvaliteten, at det har ført til, at den private aktør har opsagt kontrakterne, og kommunen har nu genudbudt disse skoler.

Alligevel er der flere andre fordele.  Begge kommuner har nemlig gjort et stort arbejde for at undgå dumpingpriser. Både for at undgå de virksomheder, som ikke magter opgaven, men også for at sikre et godt arbejdsmiljø for medarbejderne.

Ifølge Anne Bredgaard fra Slagelse Kommune vil kommunen gerne undgå nedslidning, da det fører til en ulykkelig situation for den enkelte, men også kan blive dyrt for kommunen, hvis de skal forsørge medarbejderen efterfølgende. Derudover har udbuddet også den fordel, at serviceassistenterne er blevet del af et arbejdsfællesskab, som giver dem et tilhørsforhold.

“Før gik de måske lidt for sig selv og var meget alene om opgaven. Nu er de del af arbejdsfællesskab, og det er mange af serviceassistenterne glade for,” siger Anne Bredgaard.

Den største fordel for kommunerne er nok de store besparelser. Slagelse Kommune har sparet otte mio. kr. på at sende opgaven i udbud. Aarhus kommune havde inden udbuddet en forventning om at kunne spare 10 mio. kr. på at udbyde de sidste 41 skoler. Den forventning viste sig ikke at holde stik:

“Da vi fik tilbuddene ind, viste det sig, at vi kunne spare 42 mio. kr. i alt, hvilket jo er 32 mio. kr. mere end vi havde forventet,” fortæller sektionsleder i Aarhus Kommune Jacob Hansen.

De gode erfaringer
Spørger man Anne Bredgaard og Jacob Hansen peger de begge på, at det er vigtigt at tænke over, hvilken kvalitet man vil have leveret og ikke kun gå efter laveste pris.

Derudover har de følgende gode råd:

  • Harmonisering af kvaliteten vil betyde, at nogle brugere vil opleve en forringelse. Sørg derfor for at informere grundigt om, hvor I harmoniserer, hvilke fordele I håber at opnå og hvad det kan betyde ude i institutionerne.
  • Sørg for at Jeres tildelingskriterier dækker det, I vil have.
  • Hav fokus på implementeringen og sørg for at kontrakten sikrer jer, hvis det skulle gå galt.
  • Hvis kommunen spreder sig over et geografisk stort område, kan det være en økonomisk fordel i, at dele kommunen og opgaven op i distrikter. Det kan koste mange penge, hvis en driftsleder skal køre langt for at komme fra sted til sted.
  • Tænk også over, hvordan I konstruerer den interne gruppe, som skal forberede udbuddet og sørg eventuelt for, at der er plads til en kan træde ud af gruppen uden at hele processen falder sammen.
  • Lav delaftaler. Det er så ærgerligt, at skulle opsige et samarbejde som ellers fungerer godt, bare fordi det ikke fungerer et enkelt sted.
  • Sørg for at have et godt tegningsmateriale. Med det ved I hvad I har forud for udbuddet og kan nemmere vurdere, hvad I får.
  • Sørg for at have tydelige og præcise kravspecifikationer.
  • Vær bevidst om, at oplevet kvalitet før et udbud kan være anderledes end realiseret kvalitet efter et udbud, selvom krav til kvalitet er de samme. Det vil derfor være en fordel at have afstemt forventninger til kvalitetsniveau både før og efter udbud.