Indkøbsfællesskab går nye veje for at finde besparelser

Som et led i en ambitiøs satsning har indkøbsfællesskabet IFIRS sat elforbruget for 13 af fællesskabets 35 skoler i udbud på auktion. Gennemsigtighed, hurtighed og grundighed var kravene til processen – op imod 10 % besparelse på elregningen var resultatet.

Af Aage Toft-Christensen, IFIRS og Gitte Bastian, Get Through Power. Artiklen er publiceret den 3. januar 2011.

”Ledelsen sukker først dybt når jeg er gået ud af døren”, siger Aage Toft-Christensen med glimt i øjet. Han er leder af IFIRS, indkøbsfællesskabet der p.t. består af 35 selvejende skoler, der tilbyder ungdomsuddannelse under Undervisningsministeriet. Aage Toft-Christensen ved, at hans ideer og trang til innovation og proaktivitet kan virke hæsblæsende og til tider er lidt af en udfordring for ledelsen på skolerne og blandt leverandørerne i det jysk – fynske hvor han bevæger sig, men han insisterer på at fortsætte med at være en First-Mover: ”Det er vores ansvar at finde og udvikle andre og nye måder at gøre tingene på – og det skal vi leve op til”.

Ambitiøse udbudsmål
Indkøbsfællesskabet IFIRS har sat sig for at gennemføre 12 – 15 udbud i 2011. Målet er, at konkurrenceudsætte en årlig indkøbsmængde på ca. 200 mio. kroner og at opnå besparelser for ca. 20 mio. kroner. Som et led i dén strategi besluttede IFIRS at udbyde 13 erhvervsskolers elforbrug på auktion.

”Det er vigtigt for nyskabende enheder med så ambitiøse mål som vores, at finde de nye veje til at opnå disse mål, uden at gå på kompromis med juraen. Man skal gøre tingene rigtigt, ikke vælge den lette udvej – og man skal være sikker hver gang”, siger Aage Toft-Christensen.

Gennemsnitligt et udbud hver måned er mere, end de fleste forventer at kunne igangsætte. Men IFIRS har allerede gennemført og afsluttet 5 udbud siden august 2010 og har sat dataindsamling i gang til yderligere 3 udbud, så Aage Toft-Christensen tøver ikke et øjeblik med at slå fast, at planen vil lykkes. Det sker blandt andet ved at fokusere på at minimere det tidsforbrug, der ligger i at indhente alle de grundlæggende informationer til udbuddet fra indkøbsfællesskabets medlemmer og leverandører. I tilfældet med el-auktionen var det en opgave der, på oplæg af Aage Toft-Christensen, blev gennemført af auktionshuset Get Through Power, som sørgede for at samle alt udbudsmateriale sammen og at give alle danske elselskaber informationer om udbudsdetaljerne og om afholdelse af auktionen.

Høje juridiske standarder
Aage Toft-Christensen valgte at tage turen – gennem snestormen sidst i november 2010 – op til auktionshuset i Hinnerup, sammen med IFIRS’ udbudsjurist Mathias Jacobi Grøn. Det gjorde de, selvom de ligeså vel kunne have fulgt auktionen hjemme fra kontoret, fordi de ønskede at sikre, at konceptet fungerede som beskrevet:

”Det var vigtigt for os at konstatere, at processen levede op til vores høje juridiske standarder; at der ikke er nogen af de involverede der fik nogen form for information uden om auktionen, at ingen blev forfordelt og at alle havde præcis det samme materiale og information at forholde sig til – og så var det faktisk spændende at følge ’kampen’”, forklarer han og beskriver hvordan de kunne følge budene ’live’ på skærmen, og hele tiden se hvor meget prisen faldt fra første til sidste bud.

Markant besparelse
Resultatet levede, ligesom processen, op til forventningerne for de enkelte skoler, som hidtil har haft flere forskellige former for el-aftaler. Nogle skoler opnåede helt op til 10% besparelse i forhold til deres nuværende elaftale.
Planen er, at elforbruget på alle 35 erhvervsskoler, over en 3 årig periode, skal samles til ét stort udbud. Eksempelvis forventer IFIRS, at ca. 25 skoler vil være med i udbuddet til næste år.