Gode erfaringer med kommissionsmodellen

Når der skal evalueres tilbud i forbindelse med offentlige indkøb, er det værd at overveje at bruge den såkaldte ”Kommissionsmodel”. Man slipper for indviklet matematik og modellen er ikke afhængig af en bestemt spredning i priserne. Det var også konklusionen i Rigspolitiets indkøbsafdeling, hvor man har brugt modellen da man i 2014 skulle købe screeningsudstyr til detektering af euforiserende stoffer i spyt (narkometre).

Af Rikke Thorlund Haahr, chef for offentlig-privat, Udbudsportalen, KL. Artiklen er publiceret den 18. august 2015.

Bedste forhold mellem kvalitet og pris
I den såkaldte ”Kommissionsmodel”, tildeles opgaven til det tilbud, som har det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Helt bogstaveligt. Der fastsættes et minimumsniveau for kvaliteten (fx at tilbuddene skal opnå mindst 70 point for kvaliteten i tilbuddet ud af 100 mulige). For tilbud, som lever op til dette, beregnes forholdet mellem pris og kvalitet, dvs. at prisen divideres med det antal kvalitetspoint, som tilbuddet har fået (eller omvendt). Derved får man et tal, der angiver, hvor meget et ”kvalitetspoint” koster. Det tilbud, som både lever op til minimumskravet om kvalitetspoint, og har den laveste pris pr. kvalitetspoint, vinder.

Nedenstående eksempel illustrerer modellen.

Tilbudsgivere  Point for kvalitet  Pris  Pris pr. kvalitetspoint
 A  65 100.000  Tages ikke i betragtning
 B  72 120.000  1666,67
 C  86 125.000  1453,49
 D  94 145.000  1542,55

Tilbudsgiver A opnår ikke 70 point for kvalitet, og bliver derfor ikke taget i betragtning. Kontrakten går til tilbudsgiver C, fordi den tilbudte løsning både lever op til mindstekravet og har det bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Rigspolitiets udbud af narkometre
Rigspolitiets Koncernindkøb besluttede sig for at prøve denne model, da man i 2014 skulle indkøbe narkometre. Det samlede indkøb omfattede tre elementer:

  • Selve aflæsningsinstrumentet
  • Et testkit
  • Serviceeftersyn

Koncernindkøb har erfaringer med en række andre evalueringsmodeller, men besluttede sig for at afprøve Kommissionsmodellen, fordi man havde et ønske om at opnå et optimalt forhold mellem kvalitet og pris uden at skulle håndtere alt for svært gennemskuelige matematiske modeller.

”Gennemsigtigheden skulle ikke blot komme tilbudsgiverne til gode, men også lette evalueringen hos vores interne interessenter. Hertil kommer, at modellen anvendes af Europa-Kommissionen, hvilket giver en vis juridisk sikkerhed”, siger juridisk konsulent Maria Bruun Laursen.

 

Modellens udformning:Ved evalueringen af de indkomne tilbud blev tilbuddene vurderet i forhold til funktionalitet, brugervenlighed, servicemål og pris. Evalueringen af pris indgik først efter at de kvalitative underkriterier (funktionalitet, brugervenlighed og servicemål) var evalueret.Resultatet af evalueringen for hver tilbudsgiver blev fundet ved at dividere den samlede pointscore med tilbuddets pris. Herved fik man et resultat, der var udtryk for antal point pr. krone, og den højeste score vandt. Lav pris og mange point påvirker således resultatet i positiv retning.

For de kvalitative underkriterier var det muligt at opnå en maksimal samlet score på 100 point.

Tilbudsgiver blev automatisk diskvalificeret, hvis:

  • Tilbudsgiver sammenlagt for alle tre kvalitative kriterier opnåede mindre end 60 point.
  • Tilbudsgiver for det kvalitative underkriterium funktionalitet scorede under 23 point
  • Tilbudsgiver for det kvalitative underkriterium brugervenlighed scorede under 18 point.

Udbudsmaterialet indeholdt en detaljeret beskrivelse af, hvad der ville blive lagt vægt på i vurderingen af de enkelte tildelingskriterier. Desuden var der formuleret forholdsvis omfattende og detaljerede minimumskrav til produktet, herunder til de parametre (f.eks. funktionalitet), som blev anvendt som tildelingskriterier.

Eksempel på mindstekrav:

”Analyseresultatet af hver stoftype/stofgruppe, som er specificeret i krav nr. 1, skal fremgå af samme skærmbillede på aflæsningsinstrumentets display.”

Endelig var der sat et delvist loft over priserne, idet der var angivet en maksimal pris på henholdsvis selve aflæsningsinstrumentet og serviceeftersyn. Prisen pr. testkit var der derimod ikke noget loft over.

Variationsmulighederne i de tilbudte narkometre og priser var dermed begrænset i en række henseender. De indkomne tilbud viste sig at ligge ret tæt på hinanden hvad kvaliteten angik. For så vidt angik prisen, lå de to billigste forholdsvis tæt, mens et tredje tilbud var betydeligt dyrere. Resultatet af evalueringen var, at det billigste tilbud, som samtidig havde den næsthøjeste kvalitet, fik flest point.

”Modellen giver gode muligheder for på et detaljeret niveau at differentiere vægtning af kvalitetsparametrene. Vi vurderede konkret, at der skulle være fuld gennemsigtighed i forhold til evaluering af pris, og at dette skulle fremgå af udbudsbetingelserne,” siger juridisk konsulent i Koncernindkøb, Maria Brun Laursen

Hendes kollega, indkøbskonsulent Bo Liekfeld supplerer: ”Kommissionsmodellen” er for så vidt angår pris mest anvendelig, når man går efter at få én samlet tilbudspris. Det viste sig, at modellen gav mening i forhold til de motiver, vi havde for at vælge den. Grundige overvejelser i forhold til evaluering af pris gav mulighed for at fokusere på kvalitet i tilbudsevalueringsfasen”.

Test af de tilbudte produkter indgik som en central del af evalueringsprocessen. Testen blev udført at brugere (dvs. betjente), og for at sikre objektivitet og saglighed i bedømmelsen, blev der udarbejdet en vejledning til de personer, der skulle teste narkometrene.

En risikofri evalueringsmodel?
Med kommissionsmodellen undgår man nogle af de konkrete udfordringer, som mere gængse evalueringsmodeller er løbet ind i. Det skyldes bl.a. at de point, som det enkelte tilbud tildeles, er uafhængig af, hvordan priser og kvaltiet i de øvrige tilbud er. Modellen bryder fx ikke sammen hvis pris-variationen (spredningen) i de indkomne tilbud er større eller mindre end man forestiller sig, sådan som man fx kan risikere det, hvis men tildeler point ud fra afstanden til laveste pris. Rangeringen risikerer heller ikke at blive påvirket af irrelevante tilbud, fx outliere med enten meget høje priser eller meget lav kvalitet.

Der findes også andre modeller, hvor pointtildelingen til det enkelte tilbud, ikke er afhængig af priserne i de øvrige tilbud. Fx de modeller, hvor man fastsætter en targetpris eller lignende, og beregner det enkelte tilbuds point ud fra afstanden til targetprisen. Det er imidlertid ikke altid så nemt at fastsætte en targetpris, ligesom man nøje skal overveje om det er en god ide at offentliggøre den, så den er kendt for tilbudsgiverne.

Med kommissionsmodellen kan modellen i princippet udformes, uden at ordregiver ligger sig fast på, hvad der er det helt rigtige prisniveau.

Udfordringer ved kommissionsmodellen
Kommissionsmodellen adskiller sig fra de fleste andre typer evalueringsmodeller ved, at den ikke eksplicit udtrykker en vægtning af pris og kvalitet (fx ”pris vægter 60 pct. og kvalitet vægter 40”). Dette illustrerer også den udfordring, der ligger i modellen: at det kan være svært, at vide om vinderen bliver ”basiskvalitet til budgetpris” eller ”dyrt og lækkert”. Modellen honorerer (som de fleste andre) henholdsvis høj kvalitet og lave priser, men en lav pris pr. kvalitetspoint kan jo både afspejle, at produktet har fået mange point for kvaliteten eller at prisen er lav.

Fra tilbudsgivers perspektiv kan det således være svært at aflæse ud af modellen, om ordregiveren efterspøger en billig standardvare eller et ”state-of-the-art”-produkt. Det vil i stedet kræve en ret nøje granskning af, hvad der tillægges vægt ved evalueringen af produktets kvalitet, for at vurdere hvordan man sammensætter et produkt eller en ydelse, der kan opnå flest mulig point.

Som eksemplet fra Rigspolitiet illustrerer, kan denne udfordring dog til dels håndteres ved at have mindstekrav til kvaliteten og loft over prisen. Samtidig er det dog også nødvendigt at være forholdsvis og konkret præcis i operationaliseringen af sine tildelingskriterier, hvis man skal give tilbudsgiver mulighed for at optimere sit tilbud. Men det sidste forhold vil formentlig gælde langt de fleste evalueringsmodeller.