Gennemarbejdet udbudsmateriale giver bedre tilbud i Silkeborg og Viborg

Silkeborg Kommunes offentlige udbud på befordring af skoleelever, daghjemskørsel mv. har krævet et stort arbejde og en omhyggelig koordinering i flere kommunale afdelinger. I Viborg har kommunen brugt rigtig mange ressourcer på et godt udbudsmateriale. Resultaterne har levet op til det store ressourceforbrug, vurderer medarbejdere i de to kommuner.

Af Niels Helberg, kommunikationskonsulent, COWI. Artiklen er publiceret den 19. oktober 2011.

“Vi var nok ikke helt forberedte på, hvor meget det kræver at skrue et udbudsmateriale sammen, hvor vi arbejder med årlige garantitider og blandet kørsel i forskellige pakker. Men udbuddet gav et detaljeret overblik over kørslen, og vi fik fornuftige timepriser, som forhåbentlig vil resultere i færre udgifter til kørslen. Så alt i alt har det været anstrengelserne værd”. Det siger konsulent Isak Vatne Rasmussen fra Analyse & Udvikling i Silkeborg Kommune.
I Viborg Kommune sammenfatter civilingeniør Thorkild Vestergaard fra Teknik & Miljø sin vurdering således: “Vi er meget tilfredse med udbuddet, som er et godt grundlag for samarbejdet med de enkelte vognmænd. Det kostede mange ressourcer at få lavet grundlaget for udbudsmaterialet, men vi er nu langt bedre rustet til at sikre en fornuftig skolebuskørsel, end vi var tidligere”.

Blandet udbud med garantitider i Silkeborg
Silkeborg Kommune har tidligere udbudt befordringsopgaver af bl.a. skoleelever, men i genudbuddet i 2011 valgte kommunen et udbud med syv blandede pakker, der indeholder befordring af distriktsskoleelever, specialklasseelever med og uden særlige behov samt transport af demente til daghjem, dog således at de forskellige passagergrupper transporteres hver for sig. Hertil kom en særlig pakke med liggende kørsler.
For hver af pakkerne stillede kommunen krav om antal køretøjer, køretøjstype og kapacitet og gav en samlet garantitid i form af et årligt antal timer, som kommunen garanterer den pågældende operatør – uanset den aktuelle kørsel. Garantitiden kan justeres op og ned med op til 30 pct. afhængigt af det løbende kørselsbehov efter forhandlinger mellem kommunen og operatøren.

Udbud af lukket skolebuskørsel i Viborg
Viborg Kommune lavede i 2010 sit første samlede udbud af lukket skolebuskørsel. Udbuddet var delt op på 13 forskellige pakker, hver omfattende én eller flere skoler med kørsel efter fastlagte køreplaner i de enkelte pakker. Arbejdet med at “konstruere” de eksisterende køreplaner har været omfattende med mange kontakter til operatørerne, fordi køreplanerne kun fandtes “i hovederne” på operatørerne. “Dette arbejde kunne nok være gjort endnu bedre, hvis vi havde haft mere tid”, siger Thorkild Vestergaard.
Resultaterne fra det første år er, at det stramme budget ikke har kunnet overholdes. Derfor sker der en større justering og effektivisering af de enkelte køreplaner, med henblik på at nå budgettet.

Garantitiderne kræver grundige analyser
Med opstilling af garantitider kan Silkeborg Kommune komme i en situation, hvor man ikke benytter sig af hele den tid, man har betalt for. Det er derfor afgørende, at garantitiderne er fastsat efter nøje analyser af de eksisterende befordringsbehov og en løbende overvågning af ændringerne af behovene i løbet af kontraktperioden. Når der er tale om pakker med blandet kørsel betyder det også, at flere kommunale afdelinger kommer i spil, og det kan give problemer med at fremskaffe og koordinere det fornødne baggrundsmateriale. En stor del af arbejdet er i Silkeborg udført med konsulentbistand. Udgifterne til dette forventes dog at blive hentet ind ved besparelser på kørselsomkostningerne i kontraktperioden.
Operatøren af den enkelte pakke skal selv tilrettelægge kørslen efter de opstillede behov og behøver ikke at sende detaljerede opgørelser over den faktiske kørsel i forbindelse med fakturering.

Både små og større operatører kan være med
I Viborg blev den lukkede skolebuskørsel udbudt i 13 mindre pakker. Det har betydet, at også mindre, lokale operatører har kunnet være med, og resultatet har været, at lokale firmaer har vundet hovedparten af pakkerne.
Udbuddet i Silkeborg blev annonceret bredere end forrige gang – også i naboområderne. Det blev meldt ud, at kommunen gik efter lavere priser. Konkurrencen har været større, og pakkerne har været skruet sådan sammen, at der var muligheder for både små lokale og større virksomheder at byde ind. Resultatet er blevet, at ét firma har vundet tre af pakkerne, mens de øvrige pakker har fået hver sin operatør.

Løbende kontakt med operatørerne er nødvendig og nyttig
Kørslen efter de nye kontrakter i Silkeborg er først startet pr. 1. august 2011, så der er endnu ikke konkrete erfaringer fra praksis. Men ifølge Isak Vatne Rasmussen har der ikke været problemer i forbindelse med planlægningsfasen, og han ser frem til at indhøste de første erfaringer, når kørslerne er kommet fra start.
Den største kommunale spiller i udbuddet er skoleafdelingen, og det er usikkert hvor store besparelser, det vil lykkes afdelingen at hente hjem. Det afhænger især af, om det lykkes at tilpasse garantitiderne løbende til det reelle behov, så der ikke betales for tid der ikke bruges. Og det kan kun ske gennem en løbende overvågning af det aktuelle kørselsbehov og en fortsat dialog med operatøren.
I Viborg har det vist sig, at der i praksis skal køres mere, end det var forudsat i udbudsmaterialet. Det medfører, at selvom tilbudspriserne var så lave, som forventet, bliver den samlede kørsel dyrere end budgetteret. Det betyder, at de eksisterende køreplaner skal justeres, samtidig med at serviceniveauet sættes ned, hvor det er muligt inden for de gældende regler. Det kræver samarbejde med hver enkelt operatør med henblik på at få justeret og effektiviseret de enkelte køreplaner. Det koster tid og ressourcer, men vil i sidste ende ifølge Thorkild Vestergaard betyde en langt mere effektiv kørsel og bedre “styr på tingene”.

Erfaringerne skal udnyttes
Isak Vatne Rasmussen og Thorkild Vestergaard øser gerne af deres erfaringer til andre kommuner, der står over for at gennemføre udbud på befordringsområdet:

  • Start i god tid og lav en god organisering af forberedelsesarbejdet. Arbejdet viser sig næsten altid at være mere omfattende end forventet.
  • Lav et grundigt analysearbejde – evt. sammen med en rådgiver – for at få det rigtige udbudsmateriale skruet sammen med henblik på at opnå besparelser på befordringsudgifterne uden at give køb på kvaliteten af ydelserne. Jo grundigere analyser og jo mere gennemarbejdede udbud – des bedre tilbud og billigere kørsel.
  • Hold løbende kontakt med de enkelte operatører i kontraktperioden, og sørg for, at kørslen løbende justeres, når behovene ændrer sig.
  • Vent med at arbejde med garantitider til et eventuelt genudbud. “Det kræver et indgående forhåndskendskab til de faktiske befordringsbehov, og det vil ofte kræve, at man har været igennem et udbud tidligere” siger Isak Vatne Rasmussen i Silkeborg