Frederikssund Kommune samler vej og park i én kæmpe kontrakt

Frederikssund Kommune udbød i 2011 driften af kommunens veje, grønne områder og vintertjeneste i en samlet kontrakt. Udbuddet inddrog også udendørsarealer, som kommunen ikke tidligere har passet. Udbuddet og processen forud for udbuddet har givet store besparelser på kommunens budget.

Artiklen er publiceret den 4. oktober 2012.

De fleste af os elsker sommerens sol og varme. Og det gør græsset og ukrudtet desværre også. I hvert fald vokser det hurtigt og kræver jævnligt en flittig hånd sommeren over. Indtil 1. maj 2012 har Frederikssund Kommunes egne medarbejdere slået græsset, fjernet ukrudtet og holdt vejene og omgivelserne i kommunen i god stand.

Sådan er det ikke længere. Kommunen udbød nemlig i 2011 hovedparten af alle opgaver inden for vej- og parkområdet for at teste, om kommunen er dyrere eller billigere end de private aktører i markedet. Afdelingsleder i Frederikssund Kommunes tekniske forvaltning Karsten Sunne Haslund siger:

“Vi bød egentlig opgaven ud, fordi vi ville se, om vi kunne få løst opgaven billigere hos en privat aktør.”

Kommunen bød også selv på opgaven og var i konkurrence med tre private firmaer. Resultatet af udbudsprocessen blev, at HedeDanmark overtog både vintertjenesten og arbejdet med at vedligeholde og pleje Frederikssund Kommunes veje og grønne områder fra 1. maj 2012.

Brud med traditionen
Traditionen i de fleste kommuner har hidtil været at byde opgaver på vejområdet ud til én type entreprenør og opgaverne på parkområdet ud til andre typer entreprenører. Samtidig har de fleste kommuner yderlige opdelt vej- og parkområderne i en lang række delopgaver, så det er forskellige entreprenører, der for eksempel slår græsset, plejer rabatterne eller holde ukrudtet nede.

I Frederikssund har kommunen valgt både at slå vej- og parkområdet sammen og lægge næsten alle delopgaver ind under én samlet kæmpe kontrakt. Men kommunen er ikke stoppet der. Den er gået videre i arbejdet med at pulje opgaverne. Kommunen har nemlig også inddraget alle udearealerne i børnehaver, vuggestuer, skoler, plejehjem og idrætsområder, som overvejende har haft deres egne medarbejdere ansat til at holde området. Derudover har kommunen inddraget forsyningsselskabets arealer i udbuddet. Målet var ifølge Karsten Sunne Haslund at samle flest mulige opgaver i én kæmpe kontrakt for at få opgaven løst til den bedst mulige pris med færrest mulige styringsomkostninger.

Regionschefen Nicolai Haussmann fra HedeDanmark ser også en fordel i kontraktens størrelse. Han siger:

“Størrelsen er interessant for os, fordi den giver mulighed for, at vi kan løse mange forskellige opgaver, der er nært beslægtet. Har vi en medarbejder, der er ude at slå græs, og vedkommende ser et hul i vejen eller et træ, der skal beskæres, melder han det ind, så vi kan få det ordnet. Det er den slags synergi, der gør, at vi løser opgaven effektivt til den pris.”

En fælles tilgang til vedligeholdelsen af området
Fire års grundige forberedelser ligger til grund for den kontrakt, som kommunen nu indgår med HedeDanmark. Faktisk startede det hele med kommunesammenlægningen i 2007, hvor de fire tidligere kommuner Slangerup, Skibby, Jægerspris og Frederikssund blev lagt sammen til Frederikssund Kommune. Hver kommune havde hver sin standard for, hvordan man holdt sine veje og grønne arealer ved lige. Nogle steder var niveauet meget højt, mens det andre steder var for lavt. Nu har kommunen harmoniseret til et fælles niveau, der sætter standarden for, hvor meget og hvor ofte der skal gøres noget ved kommunens udearealer.

“Vores arealer skal selvfølgelig være pæne og brugbare for kommunens borgere og brugere, men indsatsen skal holdes på et niveau, hvor den er til at betale,” fortæller Karsten Sunne Haslund.

Inden kommunen lagde sig endeligt fast på et bestemt niveau, afstemte de kvalitetsniveauet med politikerne. Derudover sendte de forslaget i høring hos institutionerne og forsyningsselskabet, som fik lejlighed til at kommentere og komme med input til, hvordan opgaven kan løses. Det har ifølge Karsten Sunne Haslund skabt ro og accept af udbuddet. Kommunen har yderligere målt alle sine veje og grønne områder op og fået dem registreret og tegnet op.

“Det er nødvendigt, da vi jo ellers ikke aner, hvad det er, vi byder ud. Ved vi ikke det, har vi ingen mulighed for at definere et udbud, der holder, eller evaluere, om udbuddet har haft den ønskede effekt.”

Derudover effektiviserede kommunen alle sine opgaver og arbejdsgange på området, hvilket rustede kommunen til at byde på samme vilkår som de private aktører.

Alt eller intet
I forberedelsesfasen har Karsten Sunne Haslund og hans kolleger også trukket på andre kommuners erfaringer.

“Noget af det, vi jo fandt ud af undervejs, var, at hvis den private part vandt, ville vi stå tilbage med næsten 50 medarbejdere, en materielgård og masser af materiel, som vi ikke længere havde brug for. Når slaget er tabt, kan det være svært at afsætte både dygtige medarbejdere og brugt materiel for ikke at tale om, at vores materielgård nok ville være svær at leje ud.”

Derfor blev udbuddet udformet, så vinderen af udbuddet også skulle overtage kommunens medarbejdere og materiel og acceptere at leje materielgården af kommunen. For HedeDanmark har det været en fordel. Nicolai Haussman siger:

“Vi underskrev kontrakten 1. april og startede arbejdet en måned efter lige midt i højsæsonen, hvor alt vokser som ukrudt. Uden kommunens medarbejdere, som kender området ud og ind og kommunens materiel, havde det slet ikke kunnet lade sig gøre at starte på opgaven med så kort varsel.”

Hvis HedeDanmark først skulle anskaffe nyt materiel, havde det nemt kunne tage op mod et halvt år, før de var klar. Fyringer har der ikke været nogle af. Tværtimod har HedeDanmark ansat nye medarbejdere, fordi kommunen ikke tidligere havde stået for udearealerne hos institutioner og forsyningsselskabet.

Frederikssund Kommune har beholdt ti medarbejdere til at udføre en række specialopgaver inden for naturpleje af åer, rottebekæmpelse, brolægning, brøndrensning og organisering af snerydning, som det ikke kunne svare sig at udbyde. Snerydning, vejsaltning og opmaling af vejstriber er blandt en række delopgaver, som kan kommunen købe til hos HedeDanmark efter behov.

Effektiviseringer af opgaverne, harmoniseringen af kvalitetsniveauet og den grundige forberedelse af udbuddet har ført til en besparelse på cirka fem mio. kr. årligt. Dertil kommer en besparelse på yderligere cirka fem mio. kr. om året ved at overlade arbejdet til HedeDanmark.


Anbefalinger

  • Kend jeres område
    Sørg for at registrere og måle alle områder op, så I ved, hvad I byder ud.
  • Fastlæg kvaliteten med prisen for øje
    Definer hvordan kvaliteten skal være, så tilbudsgiverne ved, hvor meget ukrudt eller hvor store huller i vejen I kan leve med. Jo større krav til kvaliteten, jo højere pris – hvis målet er besparelser, skal I tænke over, hvor grænsen går. Tag politikerne og interessenterne med i udbudsfasen så tidligt som muligt, så I ikke skyder hverken over eller under målet.
  • Øg volumen
    Jo flere opgaver I kan samle i én kontrakt, jo mere effektivt kan opgaven løses, og jo større er sandsynligheden for at opnå solide besparelser og et ensartet kvalitetsniveau.
  • Sæt god tid af til politisk behandling
    Den politiske behandling kan forlænge udbudsprocessen. Tag højde for dette, når du lægger tidsplan for udbudsprocessen, så vinderen ikke kun har en måned til at mobilisere sig. Et halvt år er passende.
  • Brug Mercel
    Kommunen anbefaler at bruge Mercel, som er et online-system til håndtering af udbud. Det giver alle bydende lige vilkår og mindsker risikoen for, at der bliver anledning til klager.

Effekter

  • Økonomiske effekter
    En samlet besparelse på cirka ti mio.kr. om året.
  • Kvalitative effekter
    På grund af de mange forberedelser har kommunen nu en komplet registrering af alle udendørs arealer i kommunen. Samtidig har kommunen sendt harmoniseringen af kvalitetsniveauet i høring hos interessenterne, som forud for udbuddet har kunnet kommentere og gøre kommunen opmærksom på eventuelle forglemmelser.
  • Innovative effekter
    Frederikssund Kommune satte det som et krav i udbuddet, at vinderen skulle overtage 37 medarbejdere, alt materiel og materielgården. Det betyder, at kommunen efter kontraktindgåelsen med en privat aktør, hverken skal til at opsige dygtige medarbejdere eller afhænde brugt materiel og finde ud, hvad deres materielgård kan bruges til.