Femten kommuner går sammen om at udbyde løn- og økonomisystemer

Kommunernes Landsforening har koordineret et udbud for 15 kommuner, som alle skulle have nye løn- og økonomisystemer. Selvom de 15 kommuner gik ud med et samlet udbudsmaterialet, sikrede udbuddet alligevel den frie konkurrence og gav kommunerne mulighed for at vælge den leverandør, der passer bedst til kommunens behov.

Artiklen er publiceret den 29. oktober 2012.

Løn til sekretæren, feriepenge, indkøb, boligstøtte, regninger og indtægter fra skatter. Der er nok at holde rede på i kommunerne. Med et løn- og økonomistyringssystem har kommunerne et stærkt redskab til at holde rede på alle udgifter og indtægter. Med jævne mellemrum er der behov for at udskifte de gamle programmer med nyere versioner for at kunne drive kommunen så effektivt som muligt.

For et par år siden havde 30 kommuner netop købt en opdateret version af det løn- og økonomisystem, de havde i forvejen. Kommunerne havde købt det opdaterede system uden at have dem i udbud. Da indkøbet var over tærskelværdien for EU-udbud, pålagde Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen kommunerne at gå i udbud med opgaven.

En pukkel af kommuner
Det skabte i en periode en pukkel af kommuner, der skulle til at sende deres systemer i udbud. En pukkel, som Kommunernes Landsforening (KL) vurderede, ville føre til, at mange kommuner ville byde opgaven ud på en gang med fare for, at markedet ikke ville kunne følge med.

“Vi har faktisk kun tre leverandører i markedet. De servicerer de 98 kunder, der findes til den her slags produkter. Ingen af de tre leverandører har ressourcer til at udarbejde tilbud til så mange kommuner på en gang. Udover de 30 dømte kommuner var der også en række andre kommuner, der stod for at sende opgaven i udbud,” fortæller konsulent i KL Michael Hald.

Samtidig kunne KL se, at det stigende antal klager over udbud, øger antallet af formelle krav. Det komplicerer udbudsprocessen for både ordregiver og tilbudsgiver samtidig med, at det tvinger prisen på tilbuddene i vejret. Derfor besluttede KL sig for at gå foran og koordinere et udbud af økonomi- og lønsystemerne for kommunerne.

Fælles udbudsmateriale – individuelle tildelingskriterier
Det lykkedes KL at få 22 kommuner med i udbudsprocessen, som i samarbejde med KL udarbejdede et enslydende udbudsmateriale, som havde til hensigt, at stille de tre leverandører lige uden at skabe et monopol. Ud af de 22 kommuner deltog de 15 kommuner i det koordinerede udbud. Udbudsmaterialet indeholdt en fælles kravspecifikation, som kommunerne kunne supplere med en uddybende beskrivelse af deres nuværende it-miljø og særlige behov.

“Mens kravene var enslydende, kunne kommunerne selv vælge, hvor meget hver enkelt krav vægtede. På den måde fik vi skabt et fælles afsæt, som også tog højde for kommunernes individuelle behov,” forklarer Michael Hald fra KL.

Det gav kommunerne mulighed for at meddele leverandørerne, om det eksempelvis var vigtigt for kommunen, at medarbejderne betaler deres frokost over lønnen, eller hvilke metoder kommunen bruger til at lægge budgetter. Kommunerne kunne yderligere indikere, hvordan de vægtede prisen på tilbuddet i forhold til brugervenlighed, funktionalitet eller integration mellem de forskellige systemer.

Der blev også udviklet et fælles evalueringsværktøj, som kommunerne kunne bruge, når de skulle afgøre, hvilken leverandør der bedst indfriede kravene. Men det var ikke kun kommunerne, der høstede fordelene af det koordinerede udbud. KMD, som vandt leverancen i 12 af de 15 kommuner i udbuddet, sparede også en del tid. Direktør Karen Nielsen herfra siger:

“Nogle kommuner havde jo 3300 krav. Havde vi skulle svare på forskellige versioner af de mange krav, havde det krævet, at vi gennemgik vores systemer hver gang. Nu kunne vi nøjes med at gøre det en gang.”

Sammen er vi stærke
Fordelene ved, at flere kommuner løfter opgaven i flok, er mange. Odder Kommune var en af de mindre kommuner, som deltog i udbuddet. Om fordelene ved det koordinerede udbud siger it-indkøbschef Jan Møller:

“Det er en kæmpe opgave at lave et udbud, og det koster en formue i konsulenter. For en lille kommune som Odder kan det være voldsomt at bruge adskillige uger på at forberede et udbud. Derfor er det rationelt, at flere kommuner går sammen om opgaven.”

Helsingør Kommune, som var den største kommune af de 15, der var med i det koordinerede udbud, har også sparet en del tid på forberedelsen af udbuddet. Ikke alene har kommunen sparet 15 mio. kr. på udbuddet, men digitaliseringskoordinator i kommunen Asger Ringsing, øjner også andre fordele ved at løfte opgaven i flok:

“Udover at vi sparede tid på forberedelsen af udbuddet, så får vi jo også udnyttet de kompetencer, der sidder rundt om i kommunerne. Det giver os et stærkere grundlag og sikrer os mod, at vi glemmer at få et eller andet med i udbuddet.”

Krav levner ingen plads til udvikling
Selvom udbuddet byder på flere fordele, peger Asger Ringsing også på en enkelt udfordring:

“En lang liste med krav, sådan som vi havde i udbuddet, resulterer i, at vi køber en vare, som vi kender i forvejen. Kravspecifikationen definerer jo nøjagtigt, hvad varen skal kunne, hvilket ikke levner mulighed for den store udvikling og nytænkning.”

Også Karen Nielsen fra KMD opfordrer kommunerne til at overveje mængden af krav:

“Det er en god ide at spørge sig selv, om alle krav er lige nødvendige, eller om man bare sikrer sig. Kræver man noget, som vores systemer ikke kan, risikerer man, at det giver sig udslag i en højere pris. Det er ærgerligt, hvis kravet ikke udfylder en central funktion for kommunen.”

Derfor opfordrer hun kommunerne til at øge fokus på funktionerne og gå i dialog med leverandørerne forud for udbuddene for at afklare, hvad der er vigtigt for kommunerne. Det giver nemlig leverandøren chance for at byde ind med bedre løsninger, end dem kommunerne selv har tænkt.

Helsingør Kommune er allerede i fuldt sving med implementeringen af de nye systemer, mens flere andre kommuner implementerer de nye systemer i løbet af 2013. KL er allerede ved at undersøge, om det giver mening at lave et lignende udbud for folkeskolernes indkøb af trådløst it og ad den vej opnå mængderabatter.


Anbefalinger

  • Sørg for en stærk projektledelse, som både består af fagspecialister og udbudsjurister.
  • Undervurder ikke behovet for koordinering mellem de mange parter, men sæt tilstrækkelige ressourcer af til, at projektledelsen kan løfte opgaven.
  • Overvej at byde flere tjenesteydelser ud for at opnå den største besparelse.
  • Overvej om det kan være en fordel, hvis kommunerne ligner hinanden på punkter, som for eksempel kommunens størrelse, geografiske beliggenhed eller befolkningens sammensætning.
  • Vær ude i god tid, hvis I ønsker at koordinere jeres udbud.

Effekter

Økonomiske effekter:
De økonomiske effekter er ikke gjort op. Michael Hald vurderer, at de 15 kommuner har sparet 30-40 procent i forhold til de tidligere priser. Enkelte kommuner har muligvis sparet mere end det. Hertil komme besparelser på udgifter til eksterne konsulenter og interne ressourcer i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikation og håndtering af udbudsforpligtelsen.

Når leverandørerne samtidig sparer tid på tilbudsarbejdet, vil den endelig pris på tilbuddet være lavere.

Kommunerne opnår en rabat, hvis de kan udskyde implementeringen til senere på året i 2013. På den måde undgår leverandørerne, at alle kommuner skal være klar med de nye systemer ved årsskiftet.

Innovative effekter:
Kravspecifikationen var offentligt tilgængelig forud for udbuddet for at give leverandørerne mulighed for at kommentere på den.

Ved at koordinere udbuddet fik kommunerne budt ud på en måde, der stillede alle leverandører lige og samtidig gav mulighed for at tilgodese kommunernes individuelle behov.

Udbudsmaterialet fastlagde en mængderabatsats, som kommunerne efterfølgende skulle have, i forhold til den enkelte leverandørs anden af den samlede udbudsmængde.

Den lange kontraktperiode styrker konkurrencen, fordi omkostninger ved udbuddene er afskrevet, når kontraktperioden udløber. Samtidig har alle i mellemtiden glemt, hvor besværligt det er at skifte leverandør.

Kvalitative effekter:
Da udbuddet blevet lavet i et samarbejde, sikrede kommunerne sig, at der ikke var noget, der faldt mellem to stole.