Dialog er hjørnestenen i udbud af plejecenter

Dialog spillede en central rolle gennem hele udbudsprocessen, da Syddjurs Kommune udbød plejecentret Søhusparken i et offentligt-privat samarbejde. Også det videre samarbejde er præget af dialog mellem kommunen og den private aktør Forenede Care, som vandt opgaven med at drive plejecentret Søhusparken ved Ebeltoft.

Artiklen er publiceret den 22. oktober 2012

Når farmor og morfar bliver for gamle til at klare sig selv i hjemmet, kan de få brug for at flytte på plejecenter. Omsorgen for de ældre har traditionelt været en offentlig opgave i Syddjurs Kommune, men den tradition har kommunen gjort op med. Syddjurs Kommune har nemlig udbudt driften af plejecentret Søhusparken i et offentligt-privat samarbejde. Udbuddet har ført til, at den private virksomhed Forenede Care siden februar 2012 har varetaget opgaven med døgnpleje, sygepleje og vedligeholdelsestræning for Søhusparkens 55 beboere.

Om grunden til, at Syddjurs Kommune valgte at sende Søhusparken i udbud, siger direktør for sundheds-, social- og ældreområdet Jørgen Andersen:

“Det var et politisk ønske, at konkurrenceudsætte et plejecenter. Vi valgte Søhusparken, fordi det gav bedst mening at vælge et plejecenter med et stort potentiale. Med 55 beboere og yderligere 55 på vej har Søhusparken nogle spændende udviklingsmuligheder. Det var også et politisk ønske at lade kommunens ansatte på Søhusparken byde ind på opgaven. Da centeret i forvejen blev drevet godt, gav det os et godt grundlag for at sammenligne den offentlige drift med den private.”

En utraditionel udbudsproces
Forud for indgåelsen af samarbejdet ligger en utraditionel udbudsproces, hvor Syddjurs Kommune udbød det offentligt-private samarbejde gennem en udbudsbaseret model. En model, som er præget af dialog, åbenhed og gennemsigtighed allerede forud for prækvalifikationen. Før prækvalifikationen blev et antal private virksomheder inviteret til dialog om, hvad Syddjurs Kommune skulle være opmærksom på i udbuddet. Dialogen gav kommunen vigtig viden om, hvordan prækvalifikationen skulle udformes, så kommunen tiltrak de mest kompetente aktører.

Om grunden til, at Syddjurs Kommune greb det an på den måde, siger Jørgen Andersen:

“Vi ville sikre os, at udbuddet blev fornuftigt. Vi får jo kun gode bud fra private virksomheder, hvis de forstår udbuddet, og det giver mening for dem at byde på opgaven”.

Dialogprocessen førte til, at tre eksterne leverandører og de ansatte fra Søhusparken, som også bød ind, blev prækvalificeret.

Otte temaer og få krav
Dialogen gav også kommunen indsigt i, hvordan det endelige udbud skulle udformes for at sikre et godt samarbejde mellem kommunen og den private aktør.

Derfor blev opgaven budt ud med fokus på en række temaer frem for en lang række kravspecifikationer.

“Vores mål er, at Søhusparken skal drives godt. Derfor har vi fokuseret på de effekter, vi ønsker os af samarbejdet, frem for at stille en masse detaljerede krav, som er vanskelige at arbejde med, fordi de lægger op til stribevis af kontrolforanstaltninger. Kontrol kræver administration og vil i stedet give os nye udgifter, som æder de besparelser, vi ellers opnår,” forklarer Jørgen Andersen og tilføjer, at kommunen netop sikrede sig, at tilbudsgiverne magter opgaven ved at stille krav i prækvalifikationen om, at de bydende parter havde erfaring med drift af plejehjem.

Udbuddets i alt otte temaer handler blandt om, hvordan de to parter skal samarbejde, udvikle, lede og effektivisere. Det viste sig dog at være en udfordring for de bydende aktører at byde på baggrund af temaerne frem for at svare på specifikke krav, som er defineret på forhånd. Udfordringen blev overkommet gennem dialog. De bydende parter fik nemlig mulighed for at aflevere deres tilbud tre gange og have dialog med kommunen ind i mellem, så de kunne justere sig ind på temaerne og kommunens behov. Jørgen Andersen forklarer:

“Efter det første tilbud drøftede vi tilbuddet med hver enkelt part. Det gjorde vi to gange, til vi havde det tredje og endelige tilbud, som blev afleveret i juni 2011”.

Alle de prækvalificerede aktører afleverede et endeligt tilbud.

Dialog fremmer forståelsen
For direktør i Forenede Care Thomas Nistrup gav dialogfasen en større forståelse af, hvad kommunen ønskede. For ham var dialogen med til at udvikle tilgangen til opgaven. Som eksempel nævner han:

“På Søhusparken er der et køkken i hver af de fem bomiljøer. Dem vil kommunen beholde, selvom det bedre kan betale sig at samle tilberedningen af maden i et centralt køkken. Gennem dialogfaserne forstod vi, at køkkenerne er vigtige, fordi de skaber liv i husene for de ældre og er et socialt midtpunkt. Det giver jo god mening”.

Nok så vigtigt gav dialogen også indsigt i, om de to parter kan fungere sammen i partnerskabet. Det er afgørende, når man skal samarbejde de næste otte år og uvægerligt vil møde udfordringer undervejs. Thomas Nistrup siger:

“Man tåler modgang bedre, når man er på bølgelængde. Man kan vel nærmest sige, at dialogen gav os mulighed for at ‘forelske os’ i opgaven”.

Udvikling og læring er et fælles mål
Dialogen gjorde det også tydeligt for Forenede Care, at udbuddet ikke kun handlede om pris, men også om udvikling og læring. For Syddjurs Kommune er målet videre at sikre, at kommunen udvikler sig sammen med den private part for både at generere ny viden i kommunen og være i stand til at sammenligne kommunens udgifter og kvalitet med driften af andre plejecentre både i egen og i andre kommuner.

Ved at etablere et styrings- og udviklingsfællesskab har de to parter en god forudsætning for også at kunne håndtere det, som Thomas Nistrup kalder for “de mørke sider”. Han siger:

“Det er jo forbundet med en del tabuer at tjene penge på omsorgen af vores ældre. Men det bliver vi nødt til at have fokus på som privat virksomhed”.

En ressourcemodel, som kommunen og Forenede Care er i gang med at udvikle, skal også gøre det helt tydeligt, hvilke opgaver Forenede Care skal tage sig af, og hvornår kommunen skal træde til.

Fokus på at komme i drift
Både Syddjurs Kommune og Forenede Care har positive forventninger til samarbejdet, som endnu ikke har stået sin prøve eller medført de store ændringer på Søhusparken. Forenede Care har i den første tid primært haft fokus på at komme i drift og få etableret sig.

“Det skaber selvfølgelig utryghed for medarbejderne, at de får ny arbejdsgiver og skal over på en ny overenskomst for privatansatte til næste år. Derfor har vi især fokus på at skabe tryghed i medarbejdergruppen, så vi kommer godt fra start,” fortæller Pia Petersen, regionschef i Forenede Care.

Er Forenede Care gode til at løse opgaven, kan de blandt andet se frem til at drive en café og et dagcenter samt at stå for rengøring og vedligeholdelse af bygningerne. Allerede nu er kommunen ved at bygge 55 nye boliger, så centret i alt består af 110 plejeboliger. Forventningen er, at de nye boliger, som Forenede Care også kommer til at drive, står klar i august 2013.

Syddjurs Kommune har ingen aktuelle planer om at udbyde flere plejecentre til private aktører.


Otte temaer i udbuddet

Udbuddet var overvejende baseret på otte temaer kombineret med krav om, at leverandøren lever op til kommunens kvalitetsstandard for plejecentre.

De otte temaer, som de bydende skulle forholde sig til, var:

  • Samarbejde
  • Kvalitetssikring og kvalitetsudvikling
  • Udvikling af opgaven
  • Ledelse
  • Ressourcefordelingsmodel
  • Effektivisering
  • Økonomiske tilpasninger og eksterne forhold
  • Fælles læring

Anbefalinger

  • En snak med de potentielle leverandører inden I som ordregiver går i gang med udbudsprocessen, kan give jer et indblik i, hvad der skal til for at tiltrække de rette tilbudsgivere. Forstår i private parters verden, har i gode forudsætninger for at skabe et udbudsmateriale, som det giver mening for de private at byde på.
  • Hvis de private parter kvalificerer sig til at påtage sig opgaven ved at blive prækvalificeret, er det en god ide at gøre det tydeligt for dem. Så kan de i stedet bruge kræfterne på at beskrive tilbuddet, hvordan de vil indgå i samarbejdet.
  • Er I tilbudsgivere, som vil byde på et dialogbaseret udbud, er det en god ide at være åbne og nysgerrige. Lyt og spørg, så I lærer at forstå, hvad det er, ordregiveren vil, og hvad opgaven går ud på.

Effekter

Innovative effekter
Gennem en udviklingsgruppe har kommunen i samarbejde med Forenede Care udviklet en ressourcefordelingsmodel. Modellen tager afsæt i den tildeling af ydelser, som serviceloven foreskriver, og sætter klare rammer for samarbejdet mellem de to parter. Fordelen ved modellen er, at den inddeler ydelserne i pakker. Der er for eksempel en grundpakke, som rummer alt det basale i den daglige drift, og en pakke, der rummer mulighed for at løse langt de fleste af de daglige plejeopgaver.

Ressourcemodellen sparer kommunen for mange revisitationer og holder derfor administrationen på et minimum. I den næste udviklingsgruppe vil Syddjurs Kommune inddrage Forenede Care i arbejdet med at implementere velfærdsteknologi på det samlede ældreområde i kommunen.

Kvalitative effekter
Det er for tidligt at pege på, om der er kvalitative effekter, da Forenede Care kun har været i gang siden februar 2012.

Økonomiske effekter
Der har ikke været markante besparelser endnu, og da Syddjurs Kommune i forvejen drev Søhusparken omkostningseffektivt, forventer kommunen ingen markante besparelser i det lange løb.